Introduccion a rfp

1. Introducción
En las empresas normalmente creemos que nuestra marca es conocida por todos, y quizá sea cierto, pero lo que NO es verdad es que todo mundo la ENTIENDE. En esta sección del RFP es recomendable poner una breve introducción a la empresa, la marca y sus características, asegurándose de incluir aspectos como los valores, personalidad, target. Esto sólo de manera genérica paraasegurar que los creativos de las agencias entienden perfectamente el mensaje que queremos transmitir al consumidor y puedan utilizarlo para generar sus propuestas.
Esta sección es de vital importancia si se está trabajando con agencias nuevas, o inclusive si se trata de una agencia que ya conoces y que invitas a participar en proyectos para otra marca de la empresa.
2. Servicios Solicitados
Enesta sección explicaremos qué necesitamos y para ello primeramente debemos exponer cuál es la situación actual de la marca, el entorno y los objetivos a alcanzar.
Mi recomendación es que se procure contar por lo menos con la siguiente información:
a. Antecedentes del proyecto
Aquí plantearemos el entorno actual y explicaremos las necesidades que nos llevan a solicitar una propuesta desolución. Es importante indicar si antes se ha desarrollado algo o si es que se parte de cero.
En caso de ser una empresa transnacional y queremos alinearnos o tomar como referencia lo que se ha hecho en otros países, debemos especificarlo aquí.
b. Objetivos del proyecto
La queja más común de las agencias es “El cliente no sabe lo que quiere” y bueno, en muchas ocasiones es cierto. Una vez queestablecimos el marco de referencia puntual del proyecto en el inciso anterior, estableceremos qué es lo que queremos alcanzar con el proyecto.
Este inciso es particularmente delicado pues debemos explicar qué es lo que perseguimos, y esto podría ser desde incrementar el número de visitas al sitio hasta incrementar el share de nuestro producto en el mercado, o inclusive perseguir un objetivomayor.
Es muy importante dejar bien claros los objetivos pues éstos son una de las maneras en las que la agencia se podrá medir a sí misma y estimar los recursos que necesita para alcanzar nuestra meta o incluso, en algunos casos llegar a determinar si tienen o no la capacidad requerida para realizar el proyecto.
Aquí en general hay que ser realistas como cliente, y entender el impacto real quepodría tener el proyecto web de acuerdo a las características de nuestro producto o servicio. Si no estás seguro de qué puedes alcanzar con Internet quizá no estás listo para emprender el viaje online, y mi consejo sería acercarte a platicar con alguna agencia o con alguien del medio antes de comenzar un proceso de licitación.
Las agencias que entienden del negocio aceptarán conversar contigo sincompromiso alguno (en esto tampoco abuses) y te ayudarán a entender el medio para poder estimar metas reales. Sin embargo, al acercarte a una agencia para platicar siempre hay que dejar claro que no por eso serán la agencia elegida para realizar el proyecto, pues se deberán someter a un proceso de licitación.
c. Servicios solicitados
Una vez que entiendes qué es lo que necesitas y lo hasplasmado en el documento es fácil hacer una lista de los servicios solicitados (ej. Desarrollo, hosting, administración de contenidos, desarrollo de arte, e-mail marketing, advertising, SEO, SMO, etc).
Es importante explicar a detalle cada uno de los servicios que se solicitan y aquí no hay que olvidar incluir, si se requiere, un servicio de soporte y en su caso solicitar también un SLA (Service LevelAgreement).
d. Entregables
En el caso de los entregables se debe especificar qué es lo que esperamos recibir como parte del desarrollo del proyecto (sitio web, propuesta de campaña online, e-mails, manual de uso/instalación de la solución web, código fuente, reportes de tráfico o campaña, etc).
Estos entregables son los del proyecto en su totalidad, no los del proceso de licitación....