Inventario

Control de inventarios.

Se considera que los inventarios han existido desde hace tiempo ya que los pueblos de la antigüedad sobre todo en Egipto almacenaban grandes cantidades de alimentos para satisfacer las necesidades de la gente en época de sequía, los inventarios existen porque son una forma de evitar problemas por escases y en la empresa es proveer los materiales necesariosen el momento indicado. (Chiaveato 1993:53).

A los inventarios se les considera como los registros documentales de los bienes tangibles pertenecientes de una empresa o negocio haciendo una comparación y recuentro cuantitativo y cualitativo de las existencias físicas o documentadas. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados omercancías para la venta.

Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El objetivo de control de inventarios es:
1.- Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, paraasí evitar aumentos de costos perdidas de los mismos.
2.- Satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada (Norman Gaither. Greg Frazier. 2000:).




2.2 Control de inventarios en México.

En México se busca que los inventarios noafecten a los departamentos de su alrededor como son: Planeación, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad. De acuerdo al tipo de producto o procesos se va clasificar el inventario para ello se consideran seis pasos:
1. Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países para identificarlos en el contexto internacional. A México le correspondeMX.

2. Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.

3. Fechas extremas. Corresponde a la fecha inicial y final del expediente. Se puede citar día, mes y año o solo los años inicial y final de la documentación.

4. Nivel de descripción. Se refiere a la necesidad de indicar si el archivo cuenta con otros instrumentos de descripción como songuías o catálogos (impresos o en bases de datos). Además se debe explicar en una presentación o introducción, si el inventario se refiere a todo el fondo, a algunas secciones o solo a las series documentales.

5. Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo de material empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel, películas, discoscompactos, etcétera. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad de medida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos, expedientes y cajas (señalar tipo y medidas de la caja, el material con que están fabricadas).

Por ser las más comunes. Quisiera llamar la atención sobre la utilización de la unidad de medida denominada “metros lineales” dedocumentación que ha causado mucha confusión al momento de hacer el inventario general de los archivos. Esta unidad de medida se utiliza única y exclusivamente cuando no se puede cuantificar el número de documentos, expedientes, cajas, archiveros o gavetas que integra un archivo, o bien para convertir al sistema métrico decimal, las cantidades antes descritas. No es una unidad de medida obligatoria paracuantificar el volumen documental, pero es un recurso ante la imposibilidad de utilizar las unidades de medida mencionadas anteriormente.

6. Nombre del productor. Es “cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha producido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional”. Para el caso de las instituciones se debe registrar el...