Inventarios y cheklists

Dada la importancia del manejo de materia prima en el éxito económico de las empresas, es indispensable conocer importantes aspectos relacionados con su administración, por ello en PowerPeople publicaremos una serie de artículos que preparamos con el objetivo de refrescar los conocimientos que usted posee en este rubro y he aquí el primero de ellos, esperando que le sea de utilidad y reiterandonuestra disponibilidad en auxiliarle.
Introducción
El almacén tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda de nuestros clientes.
Adicionalmente, el inventario de nuestrosalmacenes es uno de los activos más grandes existentes en la empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados:
En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande.
En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidasdurante un periodo determinado.
Todo lo que nuestros almacenes contienen son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio para ser consumidos en la producción de los departamentos correspondientes, es decir, Cocinas y Bares.
Los inventarios comprenden, las materias primas para ser consumidos en la producción de los productos que nuestra carta o menú incluyen tantoen Restaurantes como en Bares.
Las compras en nuestro medio como en cualquier otro, están íntimamente ligadas a nuestros almacenes es por ello que este artículo está enfocado a ambas actividades dentro de la Industria de Alimentos y Bebidas.
Administración de Compras y Almacenes
El inventario representa la existencia de materia prima para su producción y venta. La óptima administración deldepartamento de compras y de nuestros almacenes consiste en contar con la disponibilidad de estos recursos al momento de ser requeridos por los departamentos del hotel, basándonos en la implementación de políticas que nos permitan decidir cuánto y cuándo se presenta el punto de reposición de mercancías.
Una buena administración del departamento de compras se centra en cuatro aspectos básicos:
1)Requerimientos de los departamentos solicitantes. Producción.
2) Punto de reposición.
3) Artículos de mayor cuidado.
4) Fluctuación de precios de adquisición.
La correcta administración de las compras y de almacenes consiste en disponer de la materia prima requerida para la operación al menor costo posible, con la mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago.
Un inventario bienabastecido nos permite optimizar tiempos debido a que generalmente la producción y la entrega no se lleva a cabo instantáneamente, por ello debemos contar con existencias suficientes en nuestros almacenes a las que podamos recurrir oportunamente para que la producción y la venta no sufran retrasos.
El objetivo de la administración del departamento de compras, contempla dos aspectos que se oponen entresí:
1.- Se requiere la menor inversión en el inventario, debido a que otros recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otra manera no sería posible financiarlos.
2.- Hay que asegurar que el almacén disponga de inventario suficiente para enfrentar la demanda de nuestros clientes cuando se presente y para que la producción funcionecorrectamente.
Los aspectos anteriores caen en conflicto debido a que si se reduce el inventario efectivamente se reduce también la inversión, pero corremos el riesgo de no contar con la suficiente materia prima para satisfacer la demanda de las operaciones de la organización.
Por otra parte, si tenemos inventarios grandes, aumenta la inversión.
Al controlar el inventario de manera eficiente tenemos dos...