inventarios

INVENTARIOS

ELEMENTOS OBLIGATORIOS EN UN INVENTARIO
De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, el inventario debe consignar seis elementos obligatorios:

1. Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países para identificarlos en el contexto internacional. A PERU le corresponde PE.

2. Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.3. Fechas extremas. Corresponde a la fecha inicial y final del expediente. Se puede citar día, mes y año o solo los años inicial y final de la documentación.

4. Nivel de descripción. Se refiere a la necesidad de indicar si el archivo cuenta con otros instrumentos de descripción como son guías o catálogos (impresos o en bases de datos). Además se debe explicar en una presentación ointroducción, si el inventario se refiere a todo el fondo, a algunas secciones o solo a las series documentales.

5. Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo de material empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel, películas, discos compactos, etcétera. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad de medida empleada paracuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos, expedientes y cajas (señalar tipo y medidas de la caja, el material con que están fabricadas), por ser las más comunes. Quisiera llamar la atención sobre la utilización de la unidad de medida denominada “metros lineales” de documentación que ha causado mucha confusión al momento de hacer el inventario general de los archivos. Esta unidadde medida se utiliza única y exclusivamente cuando no se puede cuantificar el número de documentos, expedientes, cajas, archiveros o gavetas que integra un archivo, o bien para convertir al sistema métrico decimal, las cantidades antes descritas. No es una unidad de medida obligatoria para cuantificar el volumen documental, pero es un recurso ante la imposibilidad de utilizar las unidades demedida mencionadas anteriormente.

6. Nombre del productor. Es “cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha producido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional”.[4] Para el caso de las instituciones se debe registrar el nombre de la entidad que se está describiendo, su historia o la historia del fondo, sección o serie documental, lugaresy fechas extremas de su documentación.

TIPOS DE INVENTARIO
Inventario Perpetuo, es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también, como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones delalmacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.
Inventario Intermitente
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
Inventario Final
Es aquel que realiza el comerciante alcierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Físico
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de lasdiferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a...