Investigacion Proyectos

Recaudación en Línea de
Facturas

Antecedentes
La empresa operó por muchos años enfocada a la atención de varios segmentos, entre ellos el llamado empresarial, constituido por las medianas y grandes empresas, el Gobierno de la República, las instituciones autónomas, los bancos estatales y otros grupos de clientes de menor impacto en sus ingresos.

Brindaba a estos clientes servicios de:comunicaciones radio marítimas, télex, telegrafía, fax, red de datos y otros servicios.

En los inicios de los noventa, la cartera de clientes se podía cuantificar en unas 4 mil servicios, para las cuales básicamente disponía para la recaudación de dos cajas y el pago por medio de depósito bancario, mecanismo que generaba disconformidad de los clientes por la no aplicación eficiente de unpago, dado que el mismo era incluido en los sistemas hasta que el cliente reportara el pago o cuando el banco lo enviara manualmente.

A partir de 1994, inicia con el servicio Internet por lo que la cantidad de clientes empezó a crecer considerablemente.

Dicho crecimiento y el disgusto de los clientes impulsó al Departamento de Tesorería a buscar nuevas formas de recaudación, generando en elaño 1995 la recaudación por medio de cargos automáticos a tarjetas de crédito.

En 1997 se realizan negociaciones con los bancos para la recaudación de los servicios.

Estos procesos de recaudación no eran suficientes, ya que los pagos eran registrados en días posteriores, generando disconformidad en los clientes, por atrasos en la reconexión de sus servicios, registros de sus pagos, etc.

Enel año 2000, se inicia el proyecto de recaudación de línea, el cual es liderado por el Departamento de Tesorería y los bancos, con el apoyo de las áreas técnicas de ambas empresas.

Objetivo
Brindar a los clientes de medios de pago más eficientes y seguros para realizar el pago de las facturas, asegurando que dichos pagos se registren de forma inmediata, permitiendo la reconexión automáticade los servicios cuando presentaban problemas de pago.

Atributos que lo distinguen como proyecto
• Único: Proyecto desarrollado por una sola vez, el cual consideraba la incorporación de nuevos recaudadores en cualquier momento.
• Temporalidad: Este proyecto fue desarrollado por un periodo de ocho meses (noviembre 2000 a junio 2001).
• Elaboración progresiva: Contempló lassiguientes actividades:
o Autorización para iniciar con el proyecto
o Coordinación áreas operativas sobre aspectos de: contratos, procesos, etc.
o Coordinación áreas técnicas sobre aspectos de: intercambio de información, conectividad, seguridad, etc.
o Procesos de contratación
o Desarrollo de la solución técnica, según los requerimientos definidos porlas áreas usuarios y los estándares definidos.
o Validación y aceptación de la solución por parte de las áreas usuarias.
o Entrega y documentación final del proyecto.

Identificación y gestión de los interesados
• Director del proyecto: Jefe del Departamento de Tesorería
• Cliente/usuario:
o Los clientes cuentan con medios más eficientes para realizar suspagos.
o Las empresas que brindan el servicio de recaudación se benefician al darle un valor agregado a sus clientes, así como de las ganancias por las comisiones generadas por realizar la recaudación.
• Miembros del equipos del proyecto:
o Las áreas técnicas
o Las áreas operativas de ambas empresas.

Sistemas de Información utilizados
Se utilizaron lossistemas actuales que en ese momento estaban desarrollados:
• Cuenta Corriente: Sistema que maneja los saldos de los clientes y donde se registran los movimientos de pagos y ajustes.
• Gestión de Cobro: Sistema encargado de procesar las actividades realizadas a la Gestión de Cobro (bloqueos, desbloqueos, retiros, etc.)
• Cobro Judicial: Sistema encargado del manejo de cobro judicial....