INVESTIGACION

INVESTIGACIÓN




ALEJANDRA QUINTERO JIMÉNEZ

FICHA: 455559



DORIS SERRANO





SENA
CENTRO DE COMERCIO
MEDELLÍN
2013



¿Qué es Fondo acumulado de archivo?
Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados sonproducto de la carencia de política archivística del Estado, del desorden administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentaciónproducida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones
De acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), el fondo acumulado está conformado por la documentación generada por una entidad desde su inicio hasta su última reestructuración, considerando las entidades que la precedieron o se fusionaron a la actual. Del mismo modo,mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
En el proceso de organización del fondo acumulado esmuy importante respetar el origen o procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.

• Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FDA para determinar el estado actualde la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental.

• Segunda etapa: Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se recurrirá:
- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.
-Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la
Gestión documental y a la administración de archivos institucionales.
- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las
Funciones específica de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o
Vigente.
- Identificación y análisis de loslibros de registro y control de documentos.
- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica.


• Tercera etapa: Inventario Documental Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental
Acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades deconservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.
Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías, planos y publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo.

• Cuarta etapa: Valoración Documental
Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, seadelantará la evaluación de la información documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.

• Quinta etapa: Preparación Física de la Documentación
Una vez valorada la...