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DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

El Departamento de Reservaciones de un hotel tiene como misión especifica llevar día a día, el control del inventario de las habitaciones del hotel, procesando en el sistema todos los movimientos relativos a las reservas de habitaciones. Su responsabilidad radica, básicamente, en procurar la mejor ocupación de las habitaciones del hotel a la mejor tarifa posible,controlando tanto la sobreventa como el que se quede sin vender algún cuarto cuando haya clientes interesados en ocuparlo. La estrategia que se va a seguir será siempre tratar de vender primero las habitaciones que tengan una tarifa más alta, con el fin de obtener, a igual ocupación, el máximo de ingresos para el hotel.

Organigramas y Funciones

Por regla general, el Departamento deReservaciones se ubica dentro de la División Cuartos, y el Gerente de Reservaciones reporta directamente al Gerente de División de Cuartos, con el mismo nivel jerárquico que el jefe de Recepción.

El Gerente de Reservaciones tiene como funciones principales:

• Ser responsable de la operación eficiente, económica y disciplinada de su departamento.

• Instruir a todo su personal en la venta decuartos, buscando siempre el máximo ingreso.

• Asegurarse que los reservacionistas conozcan exhaustivamente la ubicación, amueblado, capacidad y precio de los diferentes tipos de cuartos del hotel, a fin de dar la información adecuada a los clientes.

• Mantenerse informado y al día sobre las políticas de ventas fijadas por la Dirección, y asegurarse que todo su personal las conozcatambién.

• Encargarse de que todas las solicitudes se tramiten el mismo día en que se reciben.

• Firmar toda la correspondencia que salga del departamento y supervisar toda la que llegue.

• Firmar los documentos contables propios del departamento y supervisar la rutina del encargado de depósito y comisiones.

• Mantener el over booking, esto es, la sobreventa de cuartos,dentro de los parámetros fijados por la Dirección.

• Dar seguimiento a las fechas de vencimiento de los depósitos de garantía de los grupos reservados como “tentativos”, para proceder a su cancelación y no tener bloqueado ese espacio sin necesidad.

• Informar a los departamentos de Recepción y Servicio a Huéspedes (concierge) sobre la llegada de clientes importantes, para que lesproporcionen las atenciones previstas.

• Verificar con el Departamento de Recepción el movimiento diario de entradas sin reservación (walk-in) y de salidas anticipadas, para optimizar la ocupación del hotel esa noche.

• Elaborar los reportes de disponibilidad y ocupación de cuartos para su envío a la Dirección, Contraloría y los diferentes departamentos operativos, para que puedanhacer su planeación en función de la ocupación esperada.

• Vigilar la producción de los diferentes centros de ventas (en el caso de aquellos hoteles que son operados por cadenas y que tienen oficinas y centrales de reservaciones en diferentes partes del país y el mundo), aplicando los controles que sean necesarios para mantener la ocupación del hotel al mejor porcentaje y mejor tarifa posibles.• Llevar el control diario sobre la asistencia, puntualidad y eficiencia de todos los empleados del departamento.

• Mantener una comunicación adecuada con aquellos departamentos que, por la actividad que desarrollan, necesitan estar en contacto con el de Reservaciones.

• Supervisar con regularidad los allotments concedidos a las agencias de viajes para monitorear suproducción, con el fin de evitar que sobrepasen el número de cuartos asignados, o en el caso de que no estén llegando al total de cuartos contratados, proceder a la venta de lo no utilizado.

• Imprimir los diferentes reportes estadísticos que las políticas del hotel indiquen.



El reservacionista tiene como función principal recibir todas las solicitudes de reservaciones, cambios y...