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Clasificación por Sistema numérico
Este Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Sehace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Al sistema numérico, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el númeroasignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de archivar de forma ilimitada, ya que disponemos deinfinitos números. Como inconveniente destacaremos que siempre se deberá disponer y consultar un índice auxiliar que nos informe qué corresponde a cada número.
Permite clasificar documentos asignando aéstos un número correlativo de “x” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares uotros elementos que faciliten la clasificación.
Las ventajas de este sistema son:
Es más sencillo encontrar las carpetas.
Los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas.
El archivo sepuede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas).
Las fichas pueden utilizarse para otros fines
Clasificación Decimal. Numérico en Código
Consiste en asignar a losdocumentos categorías y subcategorías, representadas cada una de ellas por un dígito, que después se expresará en forma de número. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede adaptar a nuestrasnecesidades, pero existe para las bibliotecas un código universal que distribuye las materias en tres niveles.
Clasificación Numérica en Serie
Es una variante del numérico tradicional. Consiste enasignar los números de expediente, en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números para determinados asuntos. Por ejemplo, las facturas empezarán por el 1, los albaranes por el...