Irregularidades en el control interno

Caso Práctico

La sociedad Comercializadora y Distribuidora Frutos del País Ltda. Se constituyó hace tan sólo tres años. Su actividad se desarrolla en el ámbito de siembra, cosecha y comercialización de frutas y hortalizas. Desde su constitución y a hasta la fecha se generó un aumento explosivo de la cantidad de personal utilizado en los periodos de siembra y cosecha, llegando a utilizaruna dotación de 300 personas en promedio, alrededor del 70% corresponden a mujeres entre 18 y 35 años de edad, de las cuales y según las estadísticas de los dos últimos años ha habido un incremento de las mujeres con niños menores de dos años de edad y otras embarazadas durante el desarrollo de las faenas, llegando a representar un 25%.
Debido a su reducido período de vida, el personaladministrativo trabajando para la
Empresa es el siguiente:

|Cargos |Funciones |
|1 Socio |Administración General |
|1 Administrador|Contabilidad - Cajero Administración -ventas en local |
|1 Encargado de sueldos |Contratos, sueldos, liquidaciones. |
|1 Secretaria |Atención oficina administrativa |

a).- La sociedad desarrolla sus faenas a 30 kilómetros dela ciudad más cercana.
b).- Constitución de la caja: Debido a la lejanía del Banco con el que opera la empresa, el socio ha creado un fondo de caja de $ 1.500.000 para efectuar las siguientes operaciones:
• Pago al contado de algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
• Solicitudes anticipos trabajadores
• Anticipos para viajes del socio
• Pago Movilizaciónde la secretaria
• Pago de gastos como correo, sobres, material oficina, comidas, etc.
c).- La secretaria recibe toda la correspondencia de bancos, clientes, proveedores u otros
organismos para su contabilización, control y seguimiento.
d).- Reposición de fondos de caja:
• El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectúen en las
oficinas seingresen a caja de la sociedad como reposición de fondos.
• El socio entrega en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en
ventanilla e ingreso a caja.
• El administrador dispone de una pequeña caja fuerte en la que guarda los cheques que
recibe por correo, comprobante de anticipos y los que le entrega el socio para reponer fondos.
• Arqueos de caja: Eladministrador efectúa algunos arqueos de caja cuando dispone de
tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de caja.
e).- Cancelación de los justificantes: El administrador mantiene una carpeta con la documentación pendiente de contabilizar, y una vez registrada la archiva directamente.
f).- Agrupación de los gastos: El administrador agrupa los comprobantes gastos,sumando dos veces dichos comprobantes en una calculadora sin tira de papel y efectúa un único asiento mensual para cada uno de los gastos.
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Área Administración y Negocios
Control Interno, Contador Auditor
Debido a la etapa de promoción en la que se encuentra la sociedad, los gastos de restaurantes son elevados.
La sociedad ha conseguidoalgunos contratos muy importantes de suministro de productos, por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos. Por este motivo, el socio ha decidido incorporar en la plantilla a una persona, está será el Administrador General y deberá organizar, preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objetivo de mantener un control y seguimiento de las actividades, en...