Iso 15489

La norma internacional ISO 15489 y su aplicabilidad a entornos digitales.
Alejandro Delgado Gómez. Archivo Municipal de Cartagena.
Introducción
En el marco del presente texto se entiende por “gestión de documentos” el “área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos paraincorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización” i. “Documentación digital”, recibe el mismo tratamiento que se le vino dando en la segunda fase del Proyecto InterPARES, y que Duranti expone en estos términos:
Así, el equipo llamó documento archivístico a cualquier documento creado (esto es, realizado o recibido y guardadopara acción o referencia) por una persona física o jurídica en el curso de una actividad práctica, como instrumento y producto de tal actividad, adoptando por tanto la definición archivística tradicional. El equipo procedió entonces a definir documento como información registrada, información como un mensaje dirigido a su comunicación en el espacio o el tiempo, y datos como la pieza mínima deinformación con significado. Finalmente, se definió documento archivístico electrónico como un documento archivístico creado en forma electrónica, significando que un documento recibido en forma electrónica pero guardado a efectos de acción en forma de papel es un documento archivístico en papel, mientras que un documento recibido en papel pero escaneado en el ordenador y utilizado sólo como ficherodigital es un documento archivístico electrónico ii.
Tomando en combinación ambas definiciones, se sigue que la Organización Internacional de Normalización todavía no ha articulado ninguna norma para abordar la gestión de documentos digitales, aunque el Subcomité 11 del Comité Técnico 46 de la Organización cuenta con dos grupos de trabajo conjuntos, uno de ellos bajo la dirección del propioSubcomité, dedicado a la conservación de documentos digitales, y otro, bajo la dirección del Subcomité 2 del Comité Técnico 171, dedicado a aplicaciones de gestión de documentos, y específicamente PDF/A.
Sin embargo, la afirmación de que ISO aún no dispone de una norma acerca de gestión de documentos digitales no puede dejarse pasar sin matices. En primer lugar, la norma ISO 15489, citada más arriba,no ha sido concebida, desde luego, para la gestión de documentos digitales. De hecho, puede aplicarse perfectamente sólo con un papel y un lápiz. No obstante, parece evidente que los autores de la norma tenían en mente una realidad crecientemente digital, de tal manera que podría afirmarse que la norma ISO 15489, en sus dos partes, también es aplicable a la gestión de documentos digitales. Otrotanto sucede con sus normas asociadas, en vigor o previstas: ISO 23081-1 e ISO 23081-2, para la gestión de metadatos; o la prácticamente finalizada norma ISO/TR 26122 (Información y documentación – Análisis de procesos de trabajo para la gestión documentos), basada en AS 5090, para la definición de flujos de trabajo y análisis funcional iii.
En segundo lugar, otros comités en relación con elSubcomité 11, de manera específica el citado Comité Técnico 171, han desarrollado normas e informes técnicos que abordan de manera parcial algunas cuestiones relativas a la gestión de documentos, aunque en general al margen de criterios archivísticos, es decir, sin tomar en cuenta los requisitos de gestión de documentos establecidos en, por ejemplo, ISO 15489 iv. Al hacer esta afirmación se quieredecir que cualquier política, estrategia o norma de gestión de documentos digitales debe comenzar por explorar detalladamente las circunstancias en que se crean, gestionan y utilizan tales documentos; así como las propiedades internas de los mismos, en su casi infinita variabilidad; y los valores que los convierten en documentos de archivo: el ser evidencia de una transacción, registrada junto con...