isstemas de organizacion de documentos

 Sistemas de clasificación numéricos
1.8.1.- Clasificación cronológica
El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.
CaracterísticasMediante este sistema podemos clasificarlos documentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos en orden cronológico.
Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años.
Pasos para organizar cronológicamente
Este sistema es muy eficaz ya que nos puede ayudar a planear actividades diarias como citas, conferencias,compromisos, etc.
En esta ordenación lo más importante es la fecha de los documentos que se envían o reciben, fechas importantes, fechas de vencimiento de documentos, por pagar o cobrar, recordatorios de asuntos pendientes del ejecutivo, actas de los acuerdos tomados en una junta, entre otras.
 Cualquiera de los documentos anteriores se ordena de acuerdo con el año,  el mes y el día.
Los documentos másrecientes, deben aparecer al frente.
Se hace una copia de todos los documentos generados, y el archivo tiene una vigencia de un año, este archivo se aguarda por separado de los demás archivos y es temporal.
Ventajas
Inconvenientes
Sencillez y rapidez
No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos.
No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.
Obliga aconocer la fecha del documento.
Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.
1.8.2.- Número Consecutivo
Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números ser realiza por orden de llegada. Se emplea bastante en la clasificación de expedientes.(conjunto de documentos quetienen relación entre sí.
Ventajas
Inconvenientes
Método sencillo
Es ilimitado, como los propios números.
Una vez asignada una clave numérica es imposible confundir con otro.
Cuando se toma un documento su falta es evidente, no hay que dejar ninguna señal.
Si no se conoce la clave o el número del documento no se puede localizar.
Obliga a tener índices o fichas adicionales
No permiteintercalar nuevos documentos.
No todos los documentos se adaptan a este método.
1.8.3.- Clasificación numérico terminal
Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificación por el último dígito. Consiste en utilizar para su clasificación el número de expediente al revés
Ventajas
Inconvenientes
Permite un equilibrio entre los muebles, las entradas se producen unaa cada sitio y no todas al final.
Permite un manejo más sencillo, sin que se acumulen los expedientes más recientes.
Necesita un índice que correlacione los números de expediente con algún dato más tangible, como puede ser el nombre.
1.8.4.- Clasificación Numérico en Serie
Es una variante del numérico tradicional. Consiste en asignar los números de expediente, en lugar de seguir un ordenconsecutivo, reservando bandas de números para determinados asuntos. Por ejemplo, las facturas empezarán por el 1, los albaranes por el 2, las reclamaciones por el 3…
Ventajas
Inconvenientes
Los documentos tiene una cierta agrupación por temática
Prever el volumen que tendrá cada uno de los apartados
1.8.5.- Clasificación Decimal. Numérico en Código
Consiste en asignar a los documentoscategorías y subcategorías, representadas cada una de ellas por un dígito, que después se expresará en forma de número. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede adaptar a nuestras necesidades, pero existe para las bibliotecas un código universal que distribuye las materias en tres niveles.
Ventajas
Inconvenientes
Es muy fácil de entender
Suele tener acceso directo, por lo que no precisa...