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1. Objetivo:

Establecer el conjunto de actividades que se deben tener en cuenta para llevar a cabo la selección, seguimiento, contratación y evaluación de proveedores, de las compras y/o servicios que se realicen en la empresa, en cumplimiento a los lineamientos y políticas establecidas en el Sistema Integrado de Gestión.

2. Alcance:

El procedimiento aplica a todas las actividades quese desarrollen desde la solicitud de compra hasta la evaluación de los Proveedores de Bienes y Servicios de la empresa, y que no tengan el carácter de ocasionales.

3. Definiciones:

Proveedor: Corresponde a todas las personas naturales o jurídicas que de manera formal prestan o suministran un bien o servicio, existiendo como documento que compromete las partes involucradas una factura deventa o una cuenta de cobro.
Proveedor Ocasional: Corresponde a todas las personas naturales o jurídicas que prestan o suministran un bien o servicio de forma casual, existiendo como documento que compromete las partes involucradas una factura de venta o una cuenta de cobro.
Proveedor Critico: Corresponde al Proveedor que por la naturaleza de su actividad incide directamente en la calidad delservicio final.
Carácter de Urgencia: Corresponde a situaciones particulares de momento y lugar que ponen en riesgo la oportunidad para prestar el servicio de transporte de carga.
Listado Maestro: Base de datos donde se registran todos los proveedores calificados para trabajar con la empresa.






4. Documentos de referencia.
P-DA-01/F-01 Requisición de Compra y/o Servicio
P-DA-01/F-02Selección de Proveedores.
P-DA -01/F-03 Registro Proveedores Autorizados
P-DA -01/F-04 Seguimiento a Proveedores.
P-DA -01/F-05 Orden de Compra y/o Servicio
P-DA -01/F-06 Control órdenes de Compra y/o Servicio
P-DA -01/F-07 No Conformidades a Proveedores.
NTC-ISO-9001:2008. Sistema de gestión de calidad. Requisitos.

5. CONTENIDO

5.1 Búsqueda de Proveedores:

Realizar la solicituddel bien o servicio según formato P-DAxx “Requisición de Compra y/o Servicio” ó P-CMxx Orden de trabajo, este último para el caso de mantenimiento de vehículos.

Si se cuenta con un proveedor autorizado para el bien o servicio, confirmar precios vía telefónica o mediante cotización formal.

Si no se cuenta con un proveedor autorizado para el bien o servicio, realizar la búsqueda consultandofuentes habituales como lo son Páginas Amarillas, Internet, Asociaciones Empresariales ó Recomendados por empresas del sector.

Una vez se tenga la lista de posibles Proveedores, iniciar contacto directo ya sea vía telefónica ó correo electrónico con cada uno de ellos y, solicitar cotización e información que se requiera saber. Como mínimo se deben contactar tres Proveedores.

Realizar laselección de proveedores según criterios:

Precio
Calidad
Forma de pago
Referencias
Permanencia en el mercado

Adicional a estos criterios para la contratación de Servicio de Transporte, se tienen en cuenta los requerimientos de documentación establecidos en el Procedimiento “P-CD-01” Transporte y Seguimiento. Los cuales son:

Documentos del vehículo:

Tarjeta de propiedad
SOATCertificado de gases

Documentos conductores

Licencia de conducción
Cedula de ciudadanía
Elementos de protección personal (no es responsabilidad de la compañía suministrar estos elementos)
Afiliaciones o pago de seguridad social (de no presentar estos documentos, el proveedor debe firmar una carta en la cual se exonera la empresa de toda responsabilidad)

Para proveedores de servicio cambio deaceite vehicular e inspección de luz negra, se solicita al proveedor las certificaciones correspondientes emitidas por autoridades competentes según sea el caso. De no contar con estas certificaciones se cancelara al proveedor un 30% menos del valor de la compra.

Una vez elaborado el cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se...