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- La baja definitiva de la documentación conservada por el Archivo de Concentración, deberá apegarse estrictamente a las normas vigentes sobre la materia y deberán registrarse en todos los casos laintervención oportuna de las instancias del SAT, así como de la UCGISGP y el AGN, a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja en cuestión.
- La baja definitiva de los expedientes que deban serdigitalizados antes de ser eliminados, deberá ser correctamente preparada y organizada por el Archivo de Concentración, quien atenderá la adecuada ordenación de la remesa y la elaboración de larelación respectiva, misma que deberá ser revisada y, en su caso, validada por el área de digitalización del SAT, antes de la recepción del material respectivo. Una vez digitalizada la documentación encuestión, el Archivo de Concentración recibirá los materiales reproducidos y gestionará la baja respectiva, de acuerdo con las normas establecidas al efecto.
- El Archivo de Concentración elaborará entodos los casos un informe final de la depuración, describiendo detalladamente el conjunto documental depurado, así como las técnicas aplicadas y los resultados del proceso en su conjunto, y entregaráuna copia al Archivo Histórico del SAT para que pueda ser consultada por el público interesado.
- El Archivo de Concentración deberá llevar un registro completo y preciso de la documentación quehaya sido dado de baja, digitalizada y eliminada, o trasferida al Archivo Histórico del SAT, alimentando la memoria del sistema automatizado que se establezca en el Organismo.
• Observar para elpréstamo de expedientes custodiados, lo siguiente:
- Solicitar anualmente, vía oficio, a los titulares de las distintas Unidades Administrativas, la designación de servidores públicos autorizados para laconsulta de información.
- Los titulares de las unidades administrativas, deberán modificar la lista de personas autorizadas para consultar expedientes cuantas veces lo crean necesario.
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