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Archivo Contable.

Lo constituye el conjunto de la documentación original, consistente en libros de contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de contabilización o de afectación contable, justificativos y comprobatorios del ingreso y gasto públicos, y en su caso, los autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Forman parte de este archivo lainformación generada por el sistema de contabilidad, expedientes de cierre, catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilización y cualquier otro tipo de instructivo de contabilidad, así como la información grabada en disco óptico y la microfilmada; en caso de operar sistemas electrónicos de contabilidad los diseños, diagramas manuales y la información necesaria para suoperación; se incluyen también las copias de documentos de pagos de contribuciones y depósitos bancarios, así como los documentos omitidos por la dependencia o entidad que suplan documentos originales como facturas y avisos de cargo o débito que hayan sido entregados en original.


Introducción:

Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunasnunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.
¿Dónde está la diferencia?
Está en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos. Se trata, en resumen, de un problema de método.
En las empresas pequeñas, lo primeroes ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa.
A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en un sin fin de lugares de difícil descripción.
Así pues, es necesario habilitar un lugar dondedepositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto con unahoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.
Con ello, en la práctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras, etc.
A continuación describimos cómo debe estar organizado un archivo desde nuestro punto de vista, para quecumpla la doble misión que tiene encomendada:
1º.-Que los documentos estén bien guardados
2º.-Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado.
Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.Por ejemplo, si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.

En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturasde proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.


Facturas de proveedores:

Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores...