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TALLER

1. GESTION DOCUMENTAL: Se entiende por gestión documental el conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fuehaciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

.DOCUMENTOS: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) enlengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
CLASES DE DOCUMENTOS-Teniendo en cuenta esa apreciación clasificamos los documentos administrativos en los siguientes grupos, según distintos puntos de vista:
§Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos.
§Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos.§Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores.
§Documentos de constancia: actas y certificados.
§Documentos de juicio: informes
§Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias).

.DOCUMENTO DE ARCHIVO: Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas ojurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
CLASES DE ARCHIVO:
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivolateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando setrate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y esconsultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la destrucción de losmismos una vez que ya han cumplido su función.

.DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: Respecto al documento electrónico, la normativa australiana de gestión de documentos1 propone como definición la siguiente: “unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”.

.SOPORTES DOCUMENTALES: Todos los...