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El Archivo
es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tipos de Archivos.Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puedeser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de losregistros que se conserven. De allí que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivolateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando setrate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos:
Activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años yes consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta ladestrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
Proceso para archivar documentos:
1. Inspección: se revisa cada documento para ser archivado luego.

2. Clasificación: se determina el nombre bajo el cual se va a archivar: N. De membrete o fecha, Nombre del que firma, persona o asunto mencionado en la carta y localidad de donde procede.

3. Marcar: se indica el título donde searchivará la correspondencia

4. Distribución: es la separación preliminar de los papeles, de acuerdo con la primera letra del nombre, subrayad o escrito en el proceso de clasificación

5. Archivar: consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas

Métodos de archivo:
Orden alfabético: Los documentos se almacenan de acuerdo a los nombres de las personas, de tal manera que cadaexpediente se ordena en riguroso orden alfabético.
Orden Numérico: Aquí se le asigna a cada individuo o expediente, firma o asunto un número dentro de la correspondiente carpeta individual. Al usar las fechas (MÉTODO CRONOLÓGICO).
Orden geográfico: se utiliza por las empresas que tienen necesidad de clasificar la correspondencia por zonas geográficas, como es el caso de las firmas comerciales...