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Organización de oficinas
Existe una gran variedad de oficinas, las hay muy modernas en elegantes edificios construidos específicamente para oficinas, en donde personal trabaja con modernos aparatos, computadoras, máquinas electrónicas, que procesan y ordenan información. Sin embargo, podemos encontrar oficinas en lugares adaptados para ellas, como casas o edificios posiblemente reformados endonde se encuentran oficinas con y muebles adquiridos en función del desarrollo y necesidades de la empresa; incluso hay personas que llevan sus negocios en su propia casa, utilizando una de las habitaciones como despacho; algunas otras personas utilizan su automóvil como oficina y guardan en la cajuela una máquina de escribir y un sinfín de papeles. También se pueden encontrar oficinastemporales que se ubican en cabinas o casetas prefabricadas, para llevar y controlar la marcha de una obra determinada. Sea el que sea lugar en el lugar que se ubique la empresa o despacho mínimo necesario para almacenar sus papeles, la oficina tendrá similares funciones en todos los casos.
Una oficina se identifica por las actividades de su personal; la organización tiene por objetivo crear unaestructura determinada que permita cumplir a la empresa con sus finalidades y objetivos por medio de la ordenación de medios y métodos, mediante la actualización del elemento humano; por lo tanto, toda empresa puede ser considerada como una organización de recursos físicos, humanos y procesos que relacionados entre sí en función de ciertas políticas, tratan de alcanzar fines predeterminados. Losfines de cada empresa darán la pauta para su clasificación; así podemos encontrar oficinas dedicadas a comercialización de productos, otras con fines de servicios y las oficinas gubernamentales o de clubes y sindicatos; por lo que las clasificaremos en particulares, comerciales y oficiales.
Las oficinas se clasifican en jerarquías, que es una estructura en la que los individuos están clasificadospor niveles de importancia en función de su preparación, experiencia, reconocimiento actuación, etc. Cualquier oficina, contara con distribución jerarquías que marcara los patrones de autoridad, definirás las relaciones y determinara cuando una posición está bajo el control y la supervisión de la inmediatamente superior. De la forma simple, la posición de la secretaria en el diagrama jerárquicose puede representar así:







Funciones de la secretaria.
Cada una de las profesiones tiene una misión que cumplir; por ejemplo la misión del arquitecto será construir casas, la de un doctor curar enfermos, la de un doctor curar enfermos, la de un profesor enseñar a sus alumnos. En el caso de la secretaria, desarrolla un papel de apoyo, su trabajo sirve para ayudar y descargar losejecutivos de una empresa u oficina, en la dirección de tareas , en la ejecución de las decisiones y en el proceso de información. En otras palabras, ayuda a su jefe en el buen funcionamiento de la oficina y por ende de la empresa para la que trabaja.





















La secretaria es la persona que colabora y asiste controlando y ejecutando las tareas y responsabilidadesdelegadas por el superior. Sus capacidades tecnológicas son:
1. Conocimiento práctico en todo tipo de trabajo administrativo propio de una oficina.
2. Facilita de mostrarle para tomar el dictado, mediante taquigrafía, cualquier comunicación oral, directa o indirecta (teléfono, cassettes, etc.)
3. Dominio gramatical para para redactar y marcar puntuación correctamente y con el estilo adecuado acada caso, correspondiente comercial y privada, actas, oficios, telegramas, memorandos, etc.
4. Seguro conocimiento de la ortografía.
5. Probada rapidez mecanográfica, con un mínimo de 325 golpes por minuto.
6. Reconocida pulcritud en el centrado de textos.
7. Capacidad práctica para aprender el manejo de toda máquina que forme parte de la oficina presente y futura
8. Facultad para entender...