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EVIDENCIA UNIDAD PRODUCTIVA – SEMANA 21








ZULIETH CRUZ HERNÁNDEZ
JUAN DANIEL GUTIÉRREZ RIVERA
ELIZABETH RUIZ LÓPEZ









Trabajo









Profesora
Clemencia Maldonado Maldonado










SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
BOGOTA
2013
Tabla de Contenido





















INTRODUCCIONEn una empresa, llevar un archivo no es sólo guardar y consultar, es todo un proceso por medio del cual diseñamos, desarrollamos, elaboramos y mantenemos toda la documentación al servicio de nuestros clientes; y entiéndase por clientes no sólo nuestro mundo exterior, sino también nuestra familia empresarial.
El servicio que damos y recibimos es fundamental para alcanzar las metas en nuestrotrabajo, pero debemos tener en cuenta que este servicio debe ser eficiente y eficaz. La información que contienen y la forma cómo se encuentra ordenada son un claro indicativo de la propia organización interna de la entidad. Por lo tanto cuando no se tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde que temprano comenzaran a verse los efectos de este problema en la imageninstitucional.
La solución a esta problemática es buscar el establecimiento de un sistema de información normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. El cual puede lograrse a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativos de la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como Comité de Archivo o Administración de documentos.
Enesta evidencia daremos a conocer como la empresa BOTAS KOALA tiene organizada su área de archivo dentro de la organización y como conserva, evalúa y recupera archivos que ha ido deteriorándose en el largó de los tiempos. Después de haber analizado por medio de una lista de chequeo, se le planteara un Plan de Archivo a la empresa para que lo efectuara en su gestión de archivo y documentación.1. DIAGNOSTICO

Objetivo: Por medio de una observación interna en la organización BOTAS KOALA, se diseñó la siguiente lista de chequeo con el fin de conocer si esta trabaja con algún tipo de Proceso de Recepción y Organización de archivos dentro de la organización y como lo manejan.

LISTA DE CHEQUEO ORGANIZACIÓN BOTAS KOALA
N°
PREGUNTA
SI
NO
OBSERVACIONES
1
¿Tieneactualmente utilidad de medios tecnológicos o herramientas ofimáticas dentro de la organización?

x
Todo se trabajo por Medio Físico.
2
¿Tiene conocimiento del Proceso de recepción y organización de archivos?
x


3
¿Tiene destinada una persona que se haga cargo de la organización de archivos en la empresa?
x

La Asistente Administrativa
4
¿Actualmente se les da los archivos que ingresanal área de archivo y correspondencia su respectiva importancia?
x


5
¿Se evidencia un plan de archivo dentro de la organización?

X


Análisis: de acuerdo a la información obtenida con la siguiente lista de chequeo se pudo evidenciar que la organización BOTAS KOALA no tiene ningún tipo de utilización de un plan de archivos y por ende no tienen un debido proceso ya que no no utilizamedios tecnológicos para archivar distintos documentos que se necesitan una diferente conservación. Pero también podemos encontrar que tiene conocimiento del proceso de recepción de archivos de datos y se le da su debida importancia a los documentos según sea su área
.


2. PLAN DE ARCHIVO PARA LA EMPRESA BOTAS KOALA

Para la creación de un plan de archivo vamos a emplear el programa“SharePoint Server 2013 Enterprise” para la creación de este, se divide en diferentes pasos y la explicación a estos son:
El plan de archivos es el documento principal de la planeación de la administración de registros en SharePoint Server 2013. Aunque los planes de archivos pueden variar entre las organizaciones, normalmente:

Describen los tipos de elementos que la organización reconoce como...