Juntas corporativas

ufeffJuntas corporativas eficientes

Las juntas que son llevadas apropiadamente ahorran tiempo, aumentan la motivación, productividad y resuelven problemas. Crean nuevas ideas e iniciativas
Las juntas que involucran a la gente y alientan la participación y responsabilidad son más constructivas que las juntas en las que el líder dice, instruye y toma todas las decisiones.
Llevar a cabo juntases una actividad sumamente costosa. Las juntas que no son llevadas a cabo apropiadamente desperdician tiempo, dinero, recursos y son peores que no tener juntas.
La necesidad de llevar a cabo juntas apropiadamente aumenta debido a la creciente presión por el tiempo de cada persona.
El objetivo y prueba de una junta bien llevada a cabo es que, al final de la junta, cualquiera que haya sido eltema; la gente sienta que sus necesidades fueron satisfechas, al igual que los artículos de la agenda.
Cuando llevas a cabo una junta, estás haciendo ciertas demandas en el tiempo y la atención de la gente. Cuando llevas a cabo una junta tienes la autoridad de hacerlo, por lo que lo debes de hacer sabiamente.
Esto aplica aun si la gente en la junta no son tus subordinados
Cualquiera que sea larazón para la junta, tienes la responsabilidad de administrarla para que sea una experiencia positiva y útil para todos los participantes.
Teniendo este objetivo, te ayudaran a desarrollar la habilidad y reputación de llevar a cabo juntas efectivas a las que la gente acuda felizmente.

Reglas básicas
1. Planea- usa la agenda como herramienta de planeación
2. Haz circular previamente laagenda
3. Lleva a cabo la junta- mantén el control, acuerda resultados, toma notas
4. Escribe y haz circular las notas
5. Da seguimiento a las acciones y responsabilidades acordadas
El acrónimo POSTAD TV ayuda a recordar como planear juntas de manera efectiva:
Priorities, Outcomes, Sequence, Timings, Agenda, Date, Time, Venue.

Prioridades de la junta
¿Cuál es el propósito de la junta?Siempre debes de tener un propósito claro, de no ser así mejor ni hagas la junta
Debes de decidir los asuntos a incluir en la junta y su prioridad relativa:
Los asuntos importantes no necesariamente se tienen que resolver de manera rápida.
Los asuntos urgentes no necesariamente requieren de mucha discusión
Puedes evitar la presión de ¿algún otro asunto a tratar? Al final de la junta si hacescircular un bosquejo de la agenda previo a la junta y preguntas por cualquier otro asunto que se deba de considerar.

Resultados de la junta
Decide el tipo de resultado que se espera de cada asunto y ponlo en la agenda junto con el titulo del asunto. Esto es importante para que la gente sepa lo que se espera de ellos en la junta.
Entre los resultados típicos se encuentran:
Decisión
DiscusiónInformación
Planeación
Generar ideas
Obtener retroalimentación
Encontrar soluciones
Acordar



Secuencia de la junta
Debes de poner los asuntos menos importantes al principio de la agenda, no al final. Si los pones al final, puede que nunca llegues a ellos porque una tendencia general es gastar más tiempo en los asuntos importantes.
Asegúrate de que los asuntos urgentes sean puestoshasta arriba en la agenda y los no urgentes abajo.

Tiempos de la junta
Considera el tiempo requerido para los diversos asuntos en vez de decidir arbitrariamente la duración de la junta entera. Mantén los tiempos realistas, las cosas generalmente toman más tiempo de lo que piensas.
Pon bastantes descansos en juntas largas. 5 minutos cada 45-60 minutos ayudaran para mantener a la gente atenta.Es de mucha ayuda, mas no esencial poner tiempos planeados y precisos para cada asunto en la agenda. Lo que sí es completamente necesario es que tú hayas planeado los tiempos para llevar a cabo la junta de acuerdo con ellos. En otras palabras, si los demás en la junta no tienen un preciso cronometrado en sus agendas, asegúrate de tu tenerlos bien cronometrados a ellos.
Esta es una de las...