Juntas de trabajo productivas
Páginas: 7 (1624 palabras)
Publicado: 29 de marzo de 2012
JUNTAS DE TRABAJO PRODUCTIVAS
(METODOLOGÍA Y CONDUCCIÓN)
Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, o para lucirse y acaparar el micrófono ante el jefe.
Muchasjuntas de trabajo son altamente improductivas porque los que acuden a ellas carecen de cuatro factores indispensables para que se dé una buena junta de trabajo. Estos factores son: un antecedente para los participantes, un objetivo común, un moderador/facilitador y una conclusión con su minuta.
El antecedente es la invitación, el objetivo es la razón por la que se está realizando la junta,durante el desarrollo de la reunión, deberá haber una persona que facilite dicha junta, es decir, hacer que los participantes lleguen a cumplir el objetivo propuesto. Finalmente la conclusión es el resumen dónde se comenta lo que se hizo en la junta, y cuál será el siguiente paso, junto con la conclusión deberá elaborarse un borrador para consolidar los acuerdos a los que se han llegado durante lareunión.
De acuerdo con Fran Rees, el 70% de los facilitadores de una junta no han recibido una capacitación formal integral de cómo manejar una junta de manera efectiva, lo cual repercute en desmotivación, caos, falta de compromiso y baja productividad en muchas ocasiones. Si consideramos que del 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en juntas y reuniones de trabajo, es importante,dichos ejecutivos sean capaces de manejar una reunión de manera efectiva.
Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas consideraciones:
Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)
El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión
No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas ypoco productivas.
El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
Discutir demasiado tiempo el tema lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoqueoriginal y se disperse la atención y concentración de los participantes de la reunión.
La de roles y responsabilidades, es un elemento clave para el éxito de la misma, normalmente los roles que se deben asignar son:
Coordinador de la reunión – La persona responsable de la reunión.
Facilitador – Es quien modera la reunión y asigna la palabra a los participantes
Secretario – La personaresponsable de documentar la reunión en la minuta correspondiente.
Cronometrista – Quien mide el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la reunión
Participantes – los asistentes a la reunión.
El factor más importante a considerar en las juntas, son los participantes a ellas. Cada día la tendencia es hacer las juntas más interactivas, de tal modo que quienes acuden a ellas, puedantener un mayor provecho de la interacción con el expositor. Anteriormente las juntas eran para oír que decía el jefe, pero ahora, además de oír la opinión del jefe, él también escucha a los participantes.
Existen varios problemas a evitar en juntas de trabajo; el facilitador, deberá ayudar a que el grupo supere los siguientes estereotipos:
* Vaciladores: divagaciones, bromas, pérdida detiempo improductivamente. Comprende a las personas que constantemente están hablando de otra cosa.
* Despóticos: no aceptan ideas, no comparten con los demás.
* Dominantes: Hacen menos a los demás, acaparan el tiempo, imponen sus ideas. Usan frases como: “¡estoy seguro de lo que les estoy diciendo!” “¿Crees que no se?”
* Reacios: están callados, se conforman con todo lo que pasa, no...
(METODOLOGÍA Y CONDUCCIÓN)
Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, o para lucirse y acaparar el micrófono ante el jefe.
Muchasjuntas de trabajo son altamente improductivas porque los que acuden a ellas carecen de cuatro factores indispensables para que se dé una buena junta de trabajo. Estos factores son: un antecedente para los participantes, un objetivo común, un moderador/facilitador y una conclusión con su minuta.
El antecedente es la invitación, el objetivo es la razón por la que se está realizando la junta,durante el desarrollo de la reunión, deberá haber una persona que facilite dicha junta, es decir, hacer que los participantes lleguen a cumplir el objetivo propuesto. Finalmente la conclusión es el resumen dónde se comenta lo que se hizo en la junta, y cuál será el siguiente paso, junto con la conclusión deberá elaborarse un borrador para consolidar los acuerdos a los que se han llegado durante lareunión.
De acuerdo con Fran Rees, el 70% de los facilitadores de una junta no han recibido una capacitación formal integral de cómo manejar una junta de manera efectiva, lo cual repercute en desmotivación, caos, falta de compromiso y baja productividad en muchas ocasiones. Si consideramos que del 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en juntas y reuniones de trabajo, es importante,dichos ejecutivos sean capaces de manejar una reunión de manera efectiva.
Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas consideraciones:
Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)
El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión
No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas ypoco productivas.
El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
Discutir demasiado tiempo el tema lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoqueoriginal y se disperse la atención y concentración de los participantes de la reunión.
La de roles y responsabilidades, es un elemento clave para el éxito de la misma, normalmente los roles que se deben asignar son:
Coordinador de la reunión – La persona responsable de la reunión.
Facilitador – Es quien modera la reunión y asigna la palabra a los participantes
Secretario – La personaresponsable de documentar la reunión en la minuta correspondiente.
Cronometrista – Quien mide el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la reunión
Participantes – los asistentes a la reunión.
El factor más importante a considerar en las juntas, son los participantes a ellas. Cada día la tendencia es hacer las juntas más interactivas, de tal modo que quienes acuden a ellas, puedantener un mayor provecho de la interacción con el expositor. Anteriormente las juntas eran para oír que decía el jefe, pero ahora, además de oír la opinión del jefe, él también escucha a los participantes.
Existen varios problemas a evitar en juntas de trabajo; el facilitador, deberá ayudar a que el grupo supere los siguientes estereotipos:
* Vaciladores: divagaciones, bromas, pérdida detiempo improductivamente. Comprende a las personas que constantemente están hablando de otra cosa.
* Despóticos: no aceptan ideas, no comparten con los demás.
* Dominantes: Hacen menos a los demás, acaparan el tiempo, imponen sus ideas. Usan frases como: “¡estoy seguro de lo que les estoy diciendo!” “¿Crees que no se?”
* Reacios: están callados, se conforman con todo lo que pasa, no...
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