juntas eficaces

JUNTAS EFICACES

Muchas veces cuando se nos invita a una junta o reunión y pensamos o escuchamos expresiones tales como: “De nuevo a perder el tiempo”, o “tengo mucho trabajo y no puedo asistirporque nunca se termina a tiempo”, entre otras más.
Este artículo tiene como objetivo el dar a conocer las buenas prácticas para lograr realizar reuniones efectivas.
Previo a realizar cualquierreunión debemos hacer un listado de los participantes, notificarles y también enviarles la agenda de la misma. No existe reglas para notificar a los invitados de una reunión sobre la misma, pero especificaque debemos considerar cuánto tiempo requerirán los invitados para revisar el material, preparar sus ideas, crear documentos o realizar investigaciones con el fin de estar preparados para nuestrareunión.
Por lo descrito anteriormente y otras razones las reuniones no pueden ser notificadas el mismo día en que serán realizadas ya que no sería aceptable, la única excepción sería el caso en que seauna reunión de emergencia. El incurrir en dicha práctica puede llevar a afectar la productividad y le roba el tiempo que la gente ha planificado para otra tarea.
Lo correcto es notificar con suficientetiempo a los invitados para lograr que estas lleguen a ser más exitosas y productivas.
Si recibimos la invitación a una reunión debemos preguntar si se requiere que preparemos algo en avance si nose nos ha requerido. La idea es que los participantes puedan tener toda la información necesaria en sus manos previo a que comience la reunión y en la misma sólo deberán tomar decisiones, invirtiendode esta forma menor cantidad de tiempo en la misma.
Cuando nos preparamos a participar en una reunión debemos hacer lo siguiente:
 * Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito alasistir
 * Obtener toda la información que debemos llevar
 * Conocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión
 * Conocer nuestro rol y el camino...