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11 Que son tablas de retención
Variables que influyen directamente en el clima y la cultura de la organización, gobernables por las directivas y la administración de la organización. Las Tablas deRetención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. LaAdministración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permitena la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección yconservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesosadministrativos.
12 Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunquemantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar.
13 Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas paraadministrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirveny asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a lanecesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de...