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Temas de Biblioteconomía

Principios generales de organización
de fondos archivísticos
Clasificación y ordenación de
documentos
Cuadros de clasificación

Autor: César Martín Gavilán

Fecha: 23/03/09

Principios generales para la organización de archivos
Los principios generales de la organización archivística de los fondos
documentales son el respeto al origen y al orden natural delos documentos, los
cuales están dados por la oficina productora de los mismos.
• Principio de procedencia: Es aquél según el cual cada documento debe
estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta
que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la
integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Este
principio es válidotanto para los archivos históricos como para los
administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la
evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las
dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado,
integrando en torno a cada una los documentos correspondientes agrupados
en series. Para la aplicación del principio deprocedencia debe identificarse
la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las
funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.
Debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de
fondo documental.
• Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se conservan
los documentos dentro de cada carpeta o expedienteubicándolos de manera
consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que
dieron origen a su producción. Cuando una serie documental está
compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar
ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se
fueron conformando.
Dicho esto, hay que ser conscientes de la importancia que tiene mantenercorrectamente organizado, bajo la supervisión de un responsable, los archivos
en las oficinas productoras de documentación. Dado el volumen documental, la
organización que se dé a las unidades documentales en esta primera etapa
determinará casi de manera irremediable las posibilidades de tratamiento que
recibirán más tarde.
El primer paso a seguir en la organización del archivo de gestión es el deseparar los documentos de apoyo informativo y documentación informativa
auxiliar de la documentación archivística propiamente dicha. La documentación
archivística debe estar separada a su vez entre documentos sin vigencia
administrativa (susceptibles de trasferencia al archivo intermedio) y los
documentos en trámite o con vigencia administrativa (que deben estar bien
organizados).

1Documentación de apoyo informativo
Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos
definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir
de ayuda a la gestión administrativa. Normalmente se trata de publicaciones,
fotocopias de legislación, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas
que se conservan por su función informativa, etc,que han de ser destruidos en
las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misión informativa. Esta
documentación nunca se deben de transferir al archivo intermedio. Esta
documentación ha de organizarse separada del resto del archivo
administrativo. Una forma útil de organizar esta información en soporte papel
es la creación de dossieres temáticos, de forma que los documentos quedenordenados por asuntos. (No confundir con expedientes de archivos). Sería
deseable que los documentos informativos de consulta habitual estuvieran
disponibles en la web de la organización (quizás en la intranet) para evitar la
proliferación de las fotocopias múltiples.
Agrupación de los documentos administrativos
La función del archivo de gestión es un factor determinante en cualquier
organismo...