La Actuación Personal Y Profesional En El Entorno De Trabajo De La Actividad De Grabación De Datos

2. LA ACTUACIÓN PERSONAL Y PROFESIONAL EN EL ENTORNO DE
TRABAJO DE LA ACTIVIDAD DE GRABACIÓN DE DATOS
2.1. Organización y formas de trabajo en un contexto profesional en la
actividad de grabación de datos en terminales informáticos
En la actualidad, gran cantidad de empresas necesitan de la grabación de informes, facturas,
albaranes, fichas, hojas de cálculo, textos, tesis, proyectos,encuestas y todo tipo de
grabaciones. Estas empresas pertenecen a diferentes sectores, como pueden ser el sector de
seguros, las empresas de logística, las empresas que realizan estudios de mercado, mensajería,
distribución, carga aérea o selección de personal.
También empresas de telecomunicaciones y las empresas de renting de coches, así como las
entidades sanitarias, que necesitan digitalizar ograbar historiales médicos.
Por tanto, los trabajos de grabación de datos están bastante generalizados. En un futuro, con la
digitalización de los documentos, su extensión será aún mayor.
La organización y las formas de trabajo en la actividad de grabación de datos pueden variar de
una empresa a otra, dependiendo de los métodos de trabajo empleados por cada una de ellas.
Pero, en principio,se pueden distinguir algunas líneas generales, como son:


Transporte de la documentación.



Almacenamiento de la documentación.



Diseño del formato de entrada.



Organización de la documentación por lotes.



Grabación de los lotes.



Proceso de verificación de datos.



Generación de un registro de salida.



Depuración de la información.

2.1.1.Transporte de la documentación
En algunas empresas son los clientes los que transportan la documentación hasta la empresa
que se ocupa de grabar los datos, pero en la mayoría de los casos la empresa grabadora es la
que efectúa por sus propios medios este transporte hasta sus instalaciones.

En la actualidad, cada día más, la empresa cliente digitaliza los documentos y los envía bien por
correoelectrónico o bien a través de ficheros, y la empresa que se ocupa de la grabación extrae
los datos de dichos documentos y los introduce en un programa de gestión.

2.1.2. Almacenamiento de la documentación
La recepción de la documentación en las oficinas es controlada por el responsable de
explotación, que procederá a su organización, almacenamiento y planificación, proceso que dichoresponsable controlará bajo su responsabilidad.

2.1.3. Diseño del formato de entrada
El diseño del formato de entrada estará pensado para facilitar al operador la grabación de los
datos, teniendo en cuenta la secuencia en que serán introducidos los distintos campos durante el
proceso de grabación.

2.1.4. Organización de la documentación por lotes
El responsable de explotación organizará ladocumentación por lotes, identificando cada lote con
un número clave, que acompañará al grupo de documentos que conforman el lote hasta el final
del proceso del mismo.
Los lotes estarán conformados por un número de documentos, que será el más adecuado para
facilitar el trabajo a los operadores, por ejemplo: Lote número xxx = yyy documentos.

2.1.5. Grabación de los lotes
El operador seidentificará durante la conexión al sistema por medio de una cuenta propia donde
se archivarán todos los lotes por él realizados, para dar mayor seguridad a todo el proceso.
La apertura del lote asignado al operador se efectúa introduciendo dicho número en el sistema,
después de haber realizado la conexión al mismo con el número de cuenta del operador y en el
modo seleccionado, que podrá ser el modoGrabación o el de Verificación y, por último, el de
Lectura.

2.1.6. Proceso de verificación de datos
La verificación de un lote se realizará una vez grabado este. El procedimiento para la verificación
de un lote empieza con la apertura de este en el modo Verificación, por el operador que realiza el
trabajo (operador distinto al que realizó la grabación del lote).
La verificación consiste...