La administración de proyectos

ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores, la necesidad de implementar una comunicación organizacional eficiente, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos administrativos convencionales seaninadecuados.

En muchas organizaciones existen dificultades para responder afirmativamente a preguntas tales como: ¿Sus proyectos terminan en la fecha prevista? ¿Se cumplen las predicciones de los costos de ejecución? ¿Se cumplen las expectativas del usuario o del cliente? ¿Se administran los cambios y se mide su impacto? ¿La Dirección tiene información completa de sus proyectos? ¿Los riesgos sonpreviamente definidos y luego administrados? ¿Existe un programa de calidad en la ejecución en uso? ¿El personal usa disciplinas de administración efectiva de proyectos? ¿El staff está suficientemente motivado para el éxito del proyecto? ¿Está definido el plan de desarrollo del personal en función de las necesidades del negocio? ¿Tiene una Intranet para asistir a los equipos de proyecto? La falta demetodología en la administración lleva a inventar sobre la marcha, muchas veces en base a reacciones viscerales más que en un análisis factual y objetivo. Al no disponer de una ruta clara y detallada se termina, con frecuencia, transitando en círculos, perdiéndose y estrellándose contra múltiples obstáculos.

Hoy en día contamos con innumerables herramientas para la administración de proyectos,pero es desde hace poco que se han ido analizado por parte de los investigadores operacionales los problemas gerenciales asociados con los mismos. La estructura desagregada del trabajo, los paquetes de trabajo, los diagramas de red, los diagrama de Gantt, y las redes pert/cpm constituyen recursos necesarios para completar la actividad en el menor tiempo posible y con el mínimo de fallas.
Laadministración de proyectos es una herramienta para mejor trabajar en la consecución de un cambio. La administración de proyectos es una metodología de trabajo que puede utilizarse en la mayoría de las actividades que realizamos donde sea necesario administrar recursos materiales y financieros, así como también personas. La “disponibilidad” de estos recursos en tiempo y forma hace que la utilización deuna metodología sea preferible en entornos con complejidad creciente, obteniendo de esta forma previsiones con mayor grado de certidumbre.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases:concepción, formación, operación y terminación.
CONCEPCION: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo,etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.
FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos derecursos y presupuestos.
La planeación del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeación, la cual puede exigir tiempo, ser difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas...