La agenda de trabajo

LA AGENDA DE TRABAJO
La agenda de trabajo es sin duda uno de los recursos más importantes con los que cuenta todo profesional del asistente a la dirección, por ello, una correcta gestión de la misma permitirá una correcta adaptación de las tareas a realizar, fijando tiempos objetivos que, sin duda, serán una gran aliado en la organización del tiempo para todo profesional. Pero este tema esobjeto de estudio por separado.
Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del asistente a la dirección deberá dominar; para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común,  anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: datos de clientes, datos deproveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.
Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en cuenta los siguientes consejos:
Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agendadiaria, agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.
La información deberá poderse localizar de forma rápida, paraello, es conveniente fechar las notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión mantenida el 24 de octubre de 2010 podría codificarse como REU20101024.
No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.
¿Qué información debe contener?
Una agenda de trabajodeberá contener información útil. Alguna de la información que deberá contener es:
Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder planificar.
Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo.
Un dietario que permita anotar por horas,distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de trabajo.
Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente.
Tipos de agenda
Existen distintos tipos de agenda atendiendo al formato de ésta o al ámbito de la misma:
1. Según el formato de la agenda:
Agenda de papel. Representa la agendatradicional que podemos encontrar en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. Pero presenta también presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la informaciónes difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc. Aún con estos inconvenientes, ¿Quién no dispone de una agenda o cuaderno en su trabajo donde tomar notas? La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en combinación con dispositivos electrónicos.

Agenda tradicional de papel
Agenda electrónica. La evolución de laagenda electrónica ha pasado a las denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos disfrutan de de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
Miniordenador. Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones (similar a una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la...