La asistente o el asistente ejecutivo

La asistente o el asistente ejecutivo

Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.
La secretaria, por lo tanto, realizaciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.
Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
Por ejemplo: “Megustaría que tengamos una reunión en los próximos días para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha pasado?”.
Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lohabitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de secretario.
En América, sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento administrativo del gobierno. En este caso, un secretario se asemeja a un ministro: “El secretario de Comercio se reunió con el presidente para determinar los pasos aseguir ante la huelga”.


Cualidades y Características.-
Las características de los actuales escenarios muestran una gran dinámica de comercialización en donde actúan están las empresas saliendo avante aquellas que realmente están preparadas para enfrentar los retos, generar los cambios que el entorno les demanda, afrontar exitosamente las amenazas, aprovechar las oportunidades, garantizandocompetitividad, buen servicio y por supuesto contando , con recursos óptimos que le ayudan alcanzar los objetivos planificados, especialmente, con un equipo humano altamente capacitado, actualizado, de acuerdo a los conocimientos que el presente exige , acorde a los requerimientos que la Sociedad del Conocimiento exige.

Justamente, dentro de ese equipo humano, la gerencia debe contar con unasecretaria ejecutiva, que reúna las características que estas hoy deben tener para colaborar eficientemente con la gestión de la gerencia; una secretaria, que además de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con el personal, clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de la gerencia, jerarquizar aquellas acciones, compromisos prioritarios de acuerdo a las exigencias que elcargo origina en su operatividad , debe saber jerarquizar las necesidades, darles preferencias a las más prioritarias, ser objetiva en su planificación. Manejo de agenda y correspondencia interna y externa, soporte en tareas administrativas. Organización de reuniones, viajes, archivos.
Debe la secretaria ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo para la gerencia,compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el desempeño exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa. 

No se puede improvisar en el contrato de la secretaria de la gerencia, dándole preferencia a los compromisos de amistad,políticos, familiares, deben ser seleccionadas personas que reúnan condiciones básicas en el alcance, repercusiones efectos de los principios básicos de la administración; de los acontecimientos del diario vivir en los escenarios económicos y administrativos, integrada a los avances, beneficios, ventajas que genera la telemática, Internet, así como la destreza, habilidad en el manejo de las...