la carcel

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE
FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Programa de Formación:

Código: 250601029Administración Documental en el Entorno Laboral

Versión: 2

Resultado de Aprendizaje:

Competencia:

Identificar las clases y las características de los documentos,
teniendo en cuenta las fases del archivo.

Organizar archivos de gestión de
acuerdo con normatividad vigente y
políticas institucionales.

Duración de la guía (en horas): 10

La realización total de la guía abarcaun tiempo mínimo de diez (10) horas en
una semana de trabajo individual.
Se sugiere que para un adecuado
desarrollo de la guía el aprendiz destine
2 horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIÓN

Guía de Aprendizaje

Una vez identificadas las generalidades del archivo y su importancia, es indispensable definir los conceptos
de Dato, Información y Documento; así como su naturaleza,extensión y clasificación.
El documento es la materia prima del archivo y la información es una pieza clave para poder dar el curso
adecuado a la gestión de los documentos y su ubicación.
Un buen clima organizacional, una correcta toma de decisiones y el buen funcionamiento de cada una de
las áreas de la empresa están implicadas en la función de una adecuada gestión documental. Por otro
lado, lacreación de documentos y registros estándar, genera una comunicación empresarial que logra que
la organización hable dentro de los mismos parámetros, teniendo en cuenta que para cada proceso debe
existir un diseño e intencionalidad acorde con lo solicitado.
Estimado aprendiz:
A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje
N° 2, la cual sedebe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio y el material adicional,
dispuesto para la realización de esta guía.
Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar eluso de fuentes bibliográficas y web grafías, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso
y culminación del programa.

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Guía de Aprendizaje

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LASACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial

Los documentos se construyen a partir de la recopilación inicial de datos, que agrupados toman
forma y dan un valor único a la información que se condensa en ellos. Gracias al cuidado de las
técnicas en este proceso de elaboración del documento es posible su clasificación, trámite y
custodia.
Descripción:
Después de haber estudiadoel tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y
reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temática planteada.
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes
elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.
Después de haber realizado la reflexión inicial, es momento de que usted observe elsiguiente
video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general,
cuáles podrían ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento
archivístico.
Recomendación:
Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad, es importante que tenga en cuenta la
información relacionada con el análisis realizado, para el desarrollo de las actividades de...