La caótica jornada de Maria

Desarrollo competencial directivo del Supply Chain Manager y
gestionando el Talento como ventaja competitiva

La
caótica
jornada
de María

Jennifer Costa

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Desarrollo competencial directivo del Supply Chain Manager y
gestionando el Talento como ventaja competitiva

Recomendaciones para María
Como hemos escuchado en muchas ocasiones, "el tiempo es oro" y ser capaces de gestionarloeficientemente es una habilidad con la que pocos cuentan. Por suerte, es algo que se puede aprender
si se es consciente de la situación y se ponen los medios necesarios para dicho aprendizaje.
Esta es la realidad de María. Tras analizar su rutina diaria, detectamos varias carencias de
organización que le impiden avanzar en el cumplimiento de sus objetivos y desempeño de
actividades. Se centra únicamente enel momento actual, completar lo que es necesario en los
próximos minutos y se olvida totalmente de sus objetivos a medio –largo plazo.
Lo cual le genera automáticamente una sensación de frustración y falta de realización personal.
Analicemos a continuación los principales puntos de mejora de María para que pueda organizar su
tiempo eficientemente:
Emails: El hecho de estar chequeandoconstantemente la bandeja de entrada y contestar a los
emails a los pocos segundos de recibirlo, ralentiza toda tarea que tengamos entre manos. Por lo
tanto, María debe definir uno o dos horarios en los que responder a los email (dependiendo del
volumen de correos diarios). Por ejemplo , uno a primera hora de la mañana y otro después de
comer, pero fuera de dichos rangos, el outlook permanecerá cerrado amenos de que haya que tratar
un tema urgente.
Durante el tiempo en el que María está leyendo los correos deberá seguir las siguientes pautas:



Contestar al instante los correos que requieran una respuesta rápida (< 5 minutos) para evitar
que tenga que volver a ellos más tarde.
Aquellos que requieran acciones/recursos adicionales serán: incluidos en el “To-Do list”
asignándoles una fecha ycategorizándolos por prioridades ó reenviados a un miembro del
equipo que cuente con la cualificación necesaria para dar solución al problema.

Orden: María debe aprender a definir cierta “lógica“ en su trabajo. Cierto orden en las actividades que
va a realizar a lo largo del día, teniendo en cuenta sus metas a medio/largo plazo. Todas esas
actividades se detallarán en el “To-Do list” definiendo: fecha deinicio y fin, recursos necesarios y
posibles imprevistos. María elaborará al inicio de cada semana un plan que contenga el número de
horas que dedicará a atender el teléfono, contestar emails, trabajar en los proyectos asignados por el
Director general y asistir a reuniones.
Asimismo, debe almacenar adecuadamente los documentos que son de uso frecuente para evitar
perder tiempo buscándolos,especialmente aquellos de los que hace uso habitualmente. Por ejemplo,
habilitar un área en la intranet donde se guarden los documentos que necesita el equipo para sus
actividades cotidianas.

Demandas tipo administrativos: María ha demostrado ser eficiente en las tareas administrativas sin
embargo, no puede tomar la iniciativa en todas las actividades presentes en el departamento. Si se
empeña enabarcar todas las tareas, nunca podrá esperar dirigir proyectos de mayor nivel e
importancia, como la de diseñar un nuevo plan de ventas enfocado a la recuperación de la cuota de
mercado.
Así mismo, es necesario que los empleados tengan un rol definido, para evitar que el personal se
frustre o se queden sin trabajo como es la situación actual de Raquel.
María deberá por tanto trabajar la capacidad dedelegar actividades en otros miembros del equipo,
confiar en ellos para que todos puedan evolucionar y cumplir los objetos marcados.

Jennifer Costa

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Visitas inesperadas : Es preferible que María conozca de antemano que proveedores o clientes
recibirá ese día. Le permitirá...