La cencia

 Automatización de Oficinas
Aumente la productividad de su oficina

Actualización en materia de cómputo, un arma competitiva En la empresa moderna no siempre es necesario estar al último grito de la moda en tecnología. La automatización de oficinas no hará, por sí sola, más productiva a las personas: planee una estrategia.
El objetivo de laautomatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía.
Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y aplicaciones proveen la base parala integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo.
Asimismo, debe tomarse en cuenta que existen numerosas aplicaciones de tecnología de información quepueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. Para evitar confusiones al respecto, resulta vital que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa; de igual forma, deben considerarse una serie de factores, tales como: filosofía y actitud administrativa, industria a la que pertenece el negocio, nivel de competitividad, recursos, cultura informática y personal.
Como sepuede observar, la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son parte significativa para el éxito de la implantación de este concepto.
Elementos necesarios para lograr la automatización exitosa de oficinas
Existe una tendencia a reducir el conceptoautomatización de oficinas a lo que en este modelo se denomina ayudas administrativas. La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información, el cual varía desde la captura y presentación, hasta la distribución de la misma. A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas propias de una oficina.Se comenzará por los tradicionales softwares de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas como lo es la transmisión electrónica de documentos y la videoconferencia.
Actualización de software de oficina.
Una de las primeras aplicaciones prácticas con mayor aceptación en el mercado ha sido el procesador de palabras. La capacidad de estos procesadores ha evolucionado con el tiempo: de unaversión típica que permite funciones básicas de corrección, edición, inserción, etc., a otras más complejas que, incluso, hacen posible insertar columnas y gráficas.
Comience en su empresa por evaluar qué tan viejas son sus versiones de software, ya que es muy poco probable que se pueda competir en el mercado mediante el uso de Windows 3.0
Aunque puede haber excepciones, sobre todo en el caso demicro o pequeñas empresas que dependen de otros factores más que de su infraestructura de cómputo, lo cierto es que tener versiones demasiado viejas casi siempre se convierte en una gran desventaja.
Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a la empresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Paradicho fin, a continuación se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:
• Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfecty Word.
• Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa...