la ciencia en el mundo

Código: DEGCM-PR-01-ISINSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
01
DOCUMENTOS
Versión: 01
PROCESO GESTIÓN CALIDAD - MECI.
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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN
El presente documento anexo es un instructivo para la elaboración y el
control de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la
Superintendencia de Notariado y Registro - SNR, aplica para todos los tipos
de documentos y atodos los servidores públicos que originan, revisan y
aprueban documentos del Sistema.
1.1 ALCANCE:
Inicia: Necesidades de crear o modificar un documento.
¿Qué hace?: Formular y/o modificar el documento.
Termina: Socializar el documento.

2. RESPONSABLES:
2.1. Responsable estratégico: Jefe Oficina Asesora de Planeación.
2.2. Responsable operativo: Tres (3) Auxiliares Administrativos dela
Oficina Asesora de Planeación:
Los responsables de este instructivo se encargan de:
 Asegurar que el documento elaborado se base en los parámetros
establecidos en este instructivo.
 Mantener actualizados los documentos, de acuerdo con los cambios
solicitados
 Administrar los procedimientos del SIG.
Los responsables de los de los procesos se encargan de:
 Asegurar la implementaciónde las actividades descritas en el documento.
 Enviar a la Oficina Asesora de Planeación los nuevos documentos o su
modificación, para la actualización del listado maestro de documentos o
registros.

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DOCUMENTOS
Versión: 01
PROCESO GESTIÓN CALIDAD - MECI.
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Otras Responsabilidades relacionadas con este documento. Es responsable de la elaboración del documento el encargado de liderar la
actividad a documentar y este debe asegurar que el documento se base
en los parámetros establecidos en este Instructivo.
 Es responsable de la revisión del documento el Auxiliar Administrativo de
la Oficina Asesora de Planeación.
 Es responsable de la aprobación del documento el Superintendente
Delegado,Registrador, Secretario General, Director o Jefe de la
dependencia a la cual aplica el documento.
DEFINICIONES
SNR: Abreviatura de Superintendencia de Notariado y Registro.
SIG: Sistema Integrado de Gestión (Sistema de Gestión de la Calidad - SGC,
Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA y Sistema de Control
Interno – MECI)
ARCHIVO CENTRAL: A este archivo son transferidos los documentos de losarchivos de gestión cuya frecuencia no es tan frecuente. El archivo central
deberá facilitar su utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas
productoras u otras dependencias.
ARCHIVO DE GESTIÓN: En este archivo reposan los documentos
generados en los procesos de gestión administrativa de cada dependencia.
ARCHIVO HISTÓRICO: Allí se transfiere desde el archivo central o delarchivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo,
deben conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la
investigación, la ciencia y la cultura.
COPIA CONTROLADA: Documento que por naturaleza del mismo es
necesario entregar una copia, la cual debe estar controlada para entrega de
versiones posteriores.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.(Ejemplo: Registros,
procedimiento documentado, etc.).

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DOCUMENTOS
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DOCUMENTO CONTROLADO: Documento que por su incidencia es
necesario establecerlo, documentarlo, implementarlo y mantenerlo.
DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que fue revisado, modificado o
cambiado por una nuevaversión o documento.
DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Documento generado por terceros,
que incide en el Sistema Calidad y que por su importancia es necesario
mantenerlo controlado.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta
su...