La clave de la automatizacion

¿Cuál es la clave de la automatización en los procesos administrativos?
La automatización de procesos administrativos es la utilización de sistemas buscando hacer más fácil, efectivo y eficiente elfuncionamiento de una empresa.

Por Mauricio Zapata, Director Ejecutivo TOTVS Medellín – Colombia

En general todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienencomo soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que en últimas indica cómo fluye la información dentro de la misma.

Cuando esos procesos están definidos y se tiene claro qué personas,de qué áreas y qué actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información ingresa, se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en este momentocuando se puede pensar en automatizar.

La automatización de un proceso corresponde a la implementación de una tecnología para apoyar la realización de las actividades dentro del mismo. Esta puedellevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se apoyan endocumentos/información que ingresa, se crea y/o se transforma.
l papel de la tecnología de información

La automatización de procesos administrativos es la aplicación de un grupo de herramientas desoftware y hardware, que conforman un sistema de información buscando aumentar su eficiencia.

Los procesos en las empresas están compuestos por aquellos que generan información estructurada que es laque se administra y soporta en sistemas

transaccionales como contabilidad, compras, facturación e inventarios, entre otros, así como en procesos que se apoyan en información no estructurada, que seadministran y apoyan en documentos externos, en correos electrónicos, en hojas de cálculo y procesadores de texto. Se estima que solo el 20% de la información de una empresa es estructurada y el...