La Comunicación

Relaciones Humanas
Comunicación. El arte de enviar mensajes a otros.

1. “¿Por qué no está el proyecto listo para enviarlo hoy?”, gritó el gerente. “Te dije que lo quería tan pronto como pudieras tenerlo.” “Es por eso que todavía no está”, replicó el subordinado: “estuve demasiado ocupado para terminarlo.” La situación anterior describe un problema suscitado por la interpretación diferenciadade la frase tan pronto como pudieras tenerlo, y refleja la frecuencia con la que ocurren problemas laborales por causas comunicacionales.

2. Un administrador puede invertir el 80 por ciento de su tiempo en tareas de comunicación. Entre hablar a otros, escucharlos y leer lo que escriben, invierte la mayor parte del día. Sin embargo, buena parte de esta comunicación resulta inútil: muchosestudios señalan que la información, simplemente, no llega a su destino. A pesar de lo anterior, la comunicación en el mundo laboral está lejos de ser una pérdida de tiempo. De hecho, puede ser vista como el cemento que mantiene unidas a las organizaciones.

3. La comunicación puede ser de muchas clases diferentes. Puede ser formal y fluir al través de canales dictados por el esquemaorganizacional; o puede ser informal y discurrir mediante parras o mecanismos similares. Puede ocurrir en encuentros cara a cara, a través de documentos escritos, o mediante las maravillas de la tecnología moderna. A pesar de la forma precisa que emplee, hay un hecho claro: constituye la sangre de las organizaciones.

4. La comunicación puede ser definida como (1) un proceso en el cual una persona o grupotransmite algún tipo de información a otra persona o grupo, o bien como (2) el enviar, recibir y entender mensajes. En algunos casos, fluye en un solo sentido; en otros, existe una respuesta, a la cual suele denominársele retroalimentación.

5. La comunicación sólo puede darse si existen dos condiciones: (1) alguien tiene un concepto; (2) ese alguien desea compartir su concepto con los demás. Apartir del cumplimiento de estas condiciones, puede darse la codificación del concepto y su transmisión (a través de algún medio) hacia un decodificador.

6. Toda la gente se comunica en las organizaciones. El empleado más raro es aquel que puede realizar su trabajo con completo aislamiento de los demás. Sin embargo, no todos se comunican con todos, sino que existe toda una estructuraorganizacional que dicta quién puede –o quién debería- comunicarse con quién.

7. En el caso de una empresa pequeña, es más fácil que los diferentes trabajadores puedan establecer algún tipo de comunicación entre sí; en una empresa de gran tamaño, la información fluye mediante la cadena escalar de mandos, en la cual la gente en determinado nivel entra en contacto únicamente con quienes están en su propionivel, en el inmediato superior o en el inmediato inferior.

8. En una organización, puede existir información de flujo ascendente, de flujo descendente o de flujo horizontal. A la primera se le denomina información, y sirve para que los altos mandos obtengan datos respecto del estado que guarda la empresa; a la segunda se le denomina instrucción, y sirve para que los empleados de nivelesinferiores conozcan lo que deben –y lo que no- hacer. La información de flujo horizontal es conocida como coordinación, y se da entre empleados de nivel y características similares.

9. La información tiene una serie de rasgos negativos que es necesario conocer. En primer lugar, tiende a ser imprecisa: con frecuencia, los subordinados consideran que deben “iluminar” sus logros y “oscurecer” suserrores para conseguir una opinión más favorable. Además, creen que si hablan mucho con sus superiores, éstos pueden percibirlos como una amenaza, lo cual reduciría sus oportunidades de promoción.

10. Existe un problema adicional en el caso de la información. Éste consiste en el miedo a transmitir información negativa a otros, situación a la que se le denomina efecto MUM. Para evitar este...