La comunicación escrita en atención a clientes.

LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA ATENCIÓN A CLIENTES.
Actualmente se registra una tendencia a revalorizar al cliente interno, como primer mercado al que atender, puesto que es el espejo de la empresa hacia fuera. Esta satisfacción del cliente interno debe formar parte de la cultura de la empresa, basada en la convicción de que cualquier insatisfacción del personal impacta rápidamente en la atenciónque la empresa brinda a sus clientes.
Debemos desarrollar esta atención al cliente interno creando un sistema de comunicación interno que:
* Envíe mensajes corporativos a todos los empleados para recordarles lo importante que es su participación en la consecución de los objetivos de la empresa.
* Produzca acciones destinadas a mantener la identidad corporativa en todos los niveles.
Lacomunicación impactara en diferentes grupos de personas, tanto a nivel interno (empleados y accionistas) como a nivel externo (clientes, distribuidores y proveedores). Por ello, el plan de comunicaciones debe contemplar separadamente cada uno de los grupos.

La comunicación escrita presenta algunas diferencias y dificultades frente al lenguaje oral, requiere mayor esfuerzo intelectual paraconcretar el mensaje a transmitir y requiere de más tiempo. Por otra parte, su carácter más permanente permite un mayor control; lo que esta escrito es una prueba fehaciente, por lo que requiere mayor cuidado del lenguaje de estilo.

Comunicación interna
La empresa, como estructura social es una colectividad de hombres y mujeres orientados a la realización de un proyecto común, por lo que necesita deuna comunicación que ponga en contacto a las personas, para alcanzar dicho proyecto.
La comunicación permite a cada persona ser conocida por si misma y por su función dentro de la organización.
La suma de todos los recursos humanos constituye uno de los principales activos de la empresa, si se gestionan bien y se orientan al cliente, se aseguraran el crecimiento, la eficacia y la adaptabilidadde la empresa a su entorno.
Cuando una empresa desea poner en marcha un cambio importante, principalmente en orientación al cliente, es fundamental establecer una estrategia de comunicaciones internas consistente e integrada. Las comunicaciones son claves para que el objetivo se conozca, se transmita y pueda ser alcanzado por la organización; estas comunicaciones forman parte de un programaplanificado que debe reunir 3 condiciones:
* Ser coherente con la visión del negocio y contener una clara propuesta al cliente.
* Responder a las expresiones externas de la empresa.
* Ser coherente en políticas y acciones, no una sula de iniciativas dispersas.
Puesto que una empresa es la suma de una serie de individualidades ligadas entre si por una relación de colaboración, debemos teneren cuenta que cada individuo tiene ideas personales, como su propio carácter e interpretación de la realidad. Esto nos lleva a la necesidad de crear vínculos que cohesionen las unidades individuales en la unidad que presenta la empresa. Esta necesitad ha de ser atendida pues en caso contrario se creara un desequilibrio que llamamos crisis, que hace que el publico interno no pueda reaccionarpositivamente ante los acontecimientos que se producen.
Como resumen diremos que la comunicación interna debe cumplir una serie de requisitos:
La información debe ser completa, extensa y prioritaria.
Debe circular libremente en sentido vertical, de arriba-abajo y viceversa, y en sentido horizontal.
Debe diseñarse un sistema de escucha social, no de espionaje, que permita anticiparse a cualquierdisfunción, así como crear un clima dinámico a través de la pluralidad de opiniones. La capacidad de escuchar y sensibilizar sobre los distintos aspectos de la empresa se considera una herramienta de gestión empresarial.
Debe darse la confianza mutua entre trabajador empresario, así como entre los distintos niveles de mando y puestos inferiores, y unas buenas condiciones de trabajo en higiene,...