La comunicación escrita

La comunicación escrita
LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA
La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas privadas y públicas debido a su actividad mercantil.
Normas de comunicación y expresión escrita
La correspondencia comercial es el sistema de comunicación escrita que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles. Desempeña unpapel determinante en las relaciones mercantiles de la empresa y debe contemplar una serie de normas:

Que sea de fácil comprensión.
Que haga una exposición adecuada de los asuntos.
Que evite adornos o palabras excesivas.
Que atienda el motivo de la comunicación buscando la precisión.
A la hora de llevar a la práctica estas normas hay que tener muy presente:
No cometer faltas de ortografía.Utilizar un vocabulario amplio. Acudir a sinónimos.
Tratar los temas independientemente.
Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras). Ej.: “les rogamos que prevean de antemano la situación”
Huir del empleo excesivo del gerundio en frases como: “Habiendo recibido su atenta carta…”. “Hemos recibido su atenta carta…”
Evitar las frases con formulismos. Ej.: “Les estaríamos enormementeagradecidos”
No cometer cacofonías (repetición frecuente de una misma sílaba o letras” EJ: “Hemos recibido la correspondencia correspondiente a nuestro corresponsal”
Cuidar la presentación de la correspondencia comercial es de suma importancia para dar una buena imagen de nuestra empresa.
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
La correspondencia comercial establece una relacióncomercial o empresarial con clientes, colaboradores u otras empresas. Cuando se envíe físicamente, nunca debe escribirse a mano.
Estructura de una carta comercial
Una carta comercia está formada por tres partes claramente diferenciadas:
Inicio (Encabezamiento)
Contenido (Cuerpo)
Final (Pie)
Inicio. Ocupa la zona superior y está compuesta por los siguientes elementos:
Membrete: Se denominamembrete al nombre o título de una persona, empresa o corporación que, en general, figura impreso en la parte superior.
El hábito de imprimir el papel de cartas con el nombre de quien lo emplea esto es, el uso del membrete, se ha generalizado de forma casi absoluta.
En el membrete se detallan:
Nombre y apellidos de quien dirige la carta, o razón social de la empresa (persona jurídica).
Direccióncompleta.
Apartado de correos, número de teléfono, fax, dirección electrónica, página Web….
Dirección (destinatario): Su colocación es variable, actualmente se va extendiendo la costumbre de situarla en la parte superior derecha, lugar adecuado con vistas a la utilización del sobre-ventanilla. Las cartas impresas suelen llevar espacios recuadrados –o significados por puntos-, destinados aindicar dónde deben escribirse las señas o dirección del destinatario.
LA FORMA DE REDACTARLA ES:
Si va destinada a un particular, se indicará:
D. Pedro Gómez Fuertes
Gregorio de la Revilla, 23
48011 BILBAO

Si va destinada a una empresa o sociedad:
FUNDICIONES HEDERÁ, S.A.
Carretera Madrid-Irún, s/n
09200 MIRANDA DE EBRO (Burgos)

Si va dirigida a una empresa o sociedad, pero interesa quesea leída por una determinada persona, se especificará, normalmente entre paréntesis.
INDUSTRIAS DEL ALUMINIO, S.A.
A/A del Sr. Martínez
Carretera de San Sebastián, km.32
31800 ALSASUA (Navarra)
Asunto:
En él se detalla brevemente el motivo por el que se redacta la carta.
S/referencia:
El apartado “S/Ref.” únicamente puede emplearse si la carta que se escribe es contestación a otrarecibida con anterioridad.
Junto a las siglas impresas se escriben las iniciales, el número,… que en la carta recibida figuraban en el apartado “n/referencia”.
N/referencia:
Es un apartado muy importante para el control de la correspondencia, así como para establecer las responsabilidades que el escrito pudiera motivar.
En general se puede cumplimentar según una de las opciones que a continuación...