La comvocatoria

LA CONVOCATORIA

Es el documento escrito o comunicación en general a través de la cual se cita a reunión a un determinado grupo de personas integrantes de una organización legalmente constituida o conformada de hecho; para tratar aspectos específicos.

CLASIFICACIÓN.-

Si tomamos en cuenta el medio de información a través del que se realiza la convocatoria, esta puede ser: externa ointerna.

CONVOCATORIA EXTERNA

Es aquella que se la hace a través de medios de información colectiva, específicamente la prensa; con posible ampliación en radio y televisión. También se la realiza con telegramas a manera de circular.

CONVOCATORIA INTERNA

Es la que circula internamente entre los integrantes de una organización especifica: institución o empresa.

La convocatoria interna puedehacérsela en forma personal dirigida a cada integrante de una organización; se la hace así, cuando las personas que conforman una organización o cuerpo colegiado son pocas; por ejemplo los miembros de un Consejo Directivo en una institución educativa.

También se la puede hacer internamente con solo un solo texto a manera de circular, adjuntando una hoja guía, que contendrá los nombres de laspersonas a quienes se convoca y el espacio para la firma, que garantiza la autenticidad de la convocatoria; esta forma se emplea cuando el número de convocados no es tan reducido, pero tampoco muy amplio. En este caso de un gran número de integrantes, la convocatoria debe de ser de carácter publico, y se hará con suficiente antelación, según especificaciones reglamentarias; generalmente ocho díasantes de la reunión..

ASPECTOS QUE LA CONFORMAN

Una convocatoria responde a los siguientes interrogantes:

1. Quién convoca
2. Por qué convoca
3. A qué convoca
4. A quiénes convoca
5. Para cuándo convoca
6. Adónde convoca
7. Para qué convoca
8. Dónde y cuándo convoca
9. Quién convoca

Toda convocatoria debe llevar en forma explícita o implícita la denominación.Corresponde al nombre específico del documento; en este caso:
| |
|CONVOCATORIA |

Para que la convocatoria reúna características técnicas, debe responder a lasnuevas interrogantes anteriores, que se refieren a lo siguiente:

ANÁLISIS DE LOS ASPECTOS DE LA CONVOCATORIA

1.- QUIÉN CONVOCA

Corresponde a una persona natural o jurídica, organismo o cuerpo colegiado específico; así:

| |
|EL COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DEPICHINCHA |

2.- POR QUÉ CONVOCA

En este aspecto se expresa la razón de la convocatoria; esto es, si se la hace en respuesta a una disposición reglamentaria o legal o por resolución de autoridad competente, persona o cuerpo colegiado; así:

||
|De conformidad con el Art. 42 del Estatuto de la Universidad Central del Ecuador, convoca a ………..(disposición reglamentaria) |

|Por disposición del señor Rector del Plantel, me permito convocar a sesión ordinaria del honorable Consejo Directivo |
|……(Resolución de autoridad)|

|Por resolución del Honorable Consejo Directivo del plantel, me permito convocar al ………….(Resolución del Cuerpo Colegiado) |

3.- A QÚE CONVOCA

Se refiere a la especificación concreta de la clase de reunión a la que se convoca; así, sesión, asamblea ordinaria, asamblea extraordinaria, junta general, etcétera.; ejemplo:

|...