La correspondencia oficial

Métodos básicos para archivar y mantener los documentos

Que es archinonomia? Proviene de la raíz latina archivan, que es una disciplina que estudia los archivos en todos los aspectosADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Sirven y son útiles para:
Planeación
Organización en reuniones empresariales
Integración documentos dentro d la empresa
Ejecución eje. Memos
Y control ej. Asistencia,actividades.

Ciclo DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Creación o recibo
Archivo y protección
Utilización
Transferencia
Eliminación

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

Se clasifica de acuerdo a su fuente en:RECIBIDA, ENVIADA O INTERNA.

RECIBIDA: s recibida de organizaciones externas como cartas, oficios, solicitudes e informes.
ENVIADA: se emite a individuos o organizaciones externas x lo q se deberetener una fotocopia del mismo como constancia.
INTERNA se da entre departamentos de la misma organización como: memoranda informes, circulares, avisos.

RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA

CONSTADE:
Fecha
Numero de la hoja
Remitente
Procedencia
Destinatario
Asunto
Anexo
Observaciones
Hunde documentos remitente procedencia destinatario asunto Anexo observaciones


TRAYECTIORIADE UNA CARTA
Son
La recepción
Bandeja de entrada
Conclusión
Respuesta

CLASIFICACION MANUEL DE LOS SISTEMAS D ARCHIVO
Alfabético
Geográfico
Cronológico
Asuntos o temático
Números

SIST.ALFABETICO
Conocer el alfabético tomando en cuenta que para el archivo no existen letras dobles (ch ir,)

REGLAS DE CLASIFICACION
1 nombre completo de una persona constando nombres ya apellidopaterno y materno. Cuando se archiva se toma lo siguiente:

Primero se anota el apellido paterno, luego materno y x ultimo el ñame antecedido de una coma

REGLAS PARA ARCHIVAR
Si al archivar losdocumentos se realiza a partir del país con auxilio de la sucesión alfanumérica
1guia alfabética
2guiea del país con mayúsculas
3 seguía del estado con mayúsculas compactas
4expediente incluye:...