La correspondencia

LA CORRESPONDENCIA
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, entre otros. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria y es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse.
CLASIFICACIÓN DE LA CORREPONDENCIA
CORRESPONDENCIAINTERNA: Es todo tipo de correspondencia que se da entre departamentos o unidades de una misma empresa. Dentro de la correspondencia interna podes encontrar:

Memorando (Memorándum): Es una comunicación de carácter interno que obedece a la estructura vertical de información de uso frecuente, es emitida por la gerencia o por algún otro departamento o sección.

Estructura del memorando:Membrete: consta de un membrete sencillo.
Cuerpo: exposición del mensaje.
Final: frase de saludo, firma y cargo del emisor.
Clasificación: el memorando puede ordenar, solicitar e informar.
Órdenes: obligan al receptor a cumplir las órdenes emitidas por el emisor.

Circular: Es la comunicación que con idéntica redacción, transmite el mismo mensaje a múltiples destinatarios. El mensaje puede ser unaorden, una instrucción o una información y su uso es generalizado en la empresa.

Estructura de una circular
Título: la palabra circular escrita en mayúscula sostenida.
Introducción: breve preámbulo para caracterizar la situación.
Texto: particularización de la regla general.
Recomendación: requerimiento del emisor para que el receptor de cabal cumplimiento.
Lugar y fecha: localidad yfecha de la circular.
Firma: nombre y cargo del emisor.
Datos del destinatario.

Citación: Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su Gerencia y Directiva, convoca a reunión a un grupo de personas, con la finalidad de entregar información o tomar acuerdos acerca de asuntos que interesan a los citados.

Estructura de una citación:
Membrete: nombre de la institución.Palabra: CITACIÓN
Clase de reunión: ordinaria, extraordinaria, especial.
Fecha, lugar, hora.
Personas citadas
Nombre y cargo: de quien cita a reunión.
Datos del destinatario: que deben ser individualizado.

CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es todo tipo de correspondencia que permite relacionarse con otras empresas, enviando o recibiendo documentos de clientes o Proveedores. Dentro de lacorrespondencia externa podemos encontrar:

Carta de consulta: Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras, acerca de los productos que le interesan, con el ánimo de adquirir éstos al proveedor que le dé los precios más convenientes y mejores condiciones de pago.

Estructura de la carta de consulta:
Alusión a laoferta, si hubiere.
Motivo que origina la consulta
Especificaciones del producto.
Solicitud de precio y condiciones de pago.
Plazo de la recepción.

Carta cotización: Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores.

Estructura de la carta cotización:
Alusión a la carta de consulta
Descripción del producto, cantidad,calidad y forma de envío.
Precio y condiciones de pago.
Fecha del despacho.

Carta de pedido: Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando le es conveniente la cotización recibida.

Estructura de la carta de pedido:
Alusión a la carta de cotización.
Orden de despacho.
Indicación de la forma de pago.

DIVISIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
Correspondencia comercial: Se refiere a lacruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
Correspondencia Familiar y amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.
Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales,...