La correspondencia

La correspondencia
Publicado en diciembre 17, 2011 por Roberto Muñoz (ConocimientosWeb)
Capítulos del curso: 0. Presentación | 1. La correspondencia | 2. Correspondencia oficial | 3.Descripción de los diferentes documentos | 4. Reglas ortográficas | 5. Legibilidad | 6. Lectura y comprensión de los textos | 7. Estructura de la respuesta a dar al texto escrito
La creciente utilización delteléfono, del fax o del ordenador determina profundas alteraciones en el proceso de comunicación entre personas o empresas. No obstante, la carta continúa como una de las formas más comunes e importantes de comunicación escrita.
Pero escribir una carta, hoy día, es muy diferente de lo que era hace años: las nuevas tecnologías influenciaron la escritura comercial, determinando su simplificación.
Porejemplo: las formas de cortesía usadas eran largas y pomposas. Hoy, esas expresiones se cayeron en desuso y fueron sustituidas por fórmulas más simples y breves.
Pero, si la escritura cambió, la carta no dejó de ser un vehículo muy eficiente de comunicación y transmisión de informaciones y continúa como un distintivo de cualquier empresa.
De ahí la importancia de la elección del papel, tiene que ser debuena calidad, o el logotipo, que debe ser sugestivo.
Pero de ahí, también, la importancia de una redacción cuidada y bien presentada, de principio a fin de la carta, de modo que no haya contradicción entre la calidad del embalaje y el sentido del mensaje.
Hay una regla básica de cortesía: toda la carta es suscrita, y tiene respuesta. Y esta debe ser dada en un plazo razonable, aunque se limite aafirmar que la carta fue recibida.
Otra regla de cortesía, en esta materia, refiere a que no se debe nunca abrir o leer una carta delante de otra persona.
A lo hacerlo, estamos de algún modo dando la espalda a esa persona, interrumpiendo la comunicación que se había establecido con ella.
Claro que, en una oficina, cuando llega un fax o un memorando con la indicación de urgencia, puede y debeverificarse su contenido. Es obvio que, tratándose de una carta de presentación o recomendación, traída por la persona que se recibe, es obligatorio abrirla de inmediato y leerla con atención.
Recuerda: No siempre la gran cantidad de comunicación conduce a una mejor comprensión. Es preferible una buena calidad de comunicación de lo que enormes cantidades de comunicados, circulares, órdenes de servicio,informes extensos, etc.
Las grandes cantidades de comunicación sólo llevan la que las personas no lean y no se interesen por la información necesaria.
La correspondencia
El envió de correspondencia tiene que ser oportuno y eficaz en toda institución, área especifica de trabajo o personal. En las dependencias dicho envío puede ser de carácter interno o externo.
El envío interno consiste en hacerllegar la documentación emitida por una persona a otras, dentro de la misma institución.
Para el efecto es un mensajero el que desempeña esta labor. Las personas que tienen tales funciones deben conocer la organización del centro de trabajo y los nombres del personal que esta en los principales cargos.
Su función consiste en clasificar la correspondencia a la primera hora y de acuerdo a la prioridadde entrega, con un orden continuo de áreas de trabajo tomando en cuenta los niveles jerárquicos.
Organizando su trabajo repartirá por dependencias tendiendo en cuenta que primero se hará la entrega a la oficina del Director General, Subdirector. Etc
Al hacer la entrega debe: recabar la copia sellada de recibido el escrito, o bien, de la relación que especifique los documentos que han sidoentregados.
A continuación debe dar los acuse de recibido a la persona o áreas de trabajo en donde se origino el envió.
Para efecto de entregar correspondencia externa, si los documentos son importantes, puede hacerse siguiendo el mismo procedimiento consignado en la correspondencia interna.
Correspondencia oficial
Actualmente ya no se utilizan los papeles sellados, las famosas hojas de 25 líneas ya...