La correspondencia

LA CORRESPONDENCIA

La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación.

Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta.

ElementosFormales Básicos

• Lugar y fecha.
• Nombre y dirección del destinatario.
• Salutación.
• Introducción.
• Desarrollo o cuerpo.
• Despedida.
• Firma.

Tipos De Cartas

• Comerciales o mercantiles.
• Sociales.
• Oficiales.
• Privadas.
• CARTAS COMERCIALES O MERCANTILES

"Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda,movimientos internos de una empresa.

Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro."

Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.

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Tipos de Cartas Comerciales.

a. Cartas de Ventas.Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamación, de remesas, etc.
b. Cartas de Relaciones Públicas. Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc.c. Cartas Varias. En este tipo están las cartas de recomendación, informes, memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.

Ventaja de la carta comercial.

La carta comercial tiene varias ventajas otros tipos de comunicaciones comerciales. En primer lugar, es mucho menos costosa que una visita personal. De hecho, su costo proporcionalmente menor cuanto mayor sea posible unavisita.

Su costo en relación con una llamada telefónica dependerá del tiempo y la distancia. La carta llegará al destinatario, mientras que una llamada telefónica puede correr el riesgo de no ser aceptada.

La carta proporciona, además, un registro escrito de una transacción, que puede ser utilizado legalmente como una prueba.

La carta comercial tiene la ventaja adicional de ser confidencial,ya que generalmente se lee en privado y probablemente sin interrupciones, lo cual hace el mensaje más efectivo.

Sin embargo , la carta comercial es costosa, no por el valor del papel y el sobre en que está escrita, sino por el tiempo empleado en producirla. Por lo tanto, cualquier cosa que usted haga para ahorrar tiempo, ahorrará también dinero.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA COMERCIAL

Paracrear un mensaje que cumpla con un fin comercial específico, es indispensable que posea características básicas, que pueden ser:

1. Vitales
2. Complementarias

Características Vitales

1. Claridad

Una buena carta comercial transmite el mensaje de tal manera que el lector no tiene que contestar con una solicitud de aclaración. Para que una carta sea clara, cuando se lee, debeexpresar todas las ideas indispensables en un mínimo de tiempo y poco a poco esfuerzo. Veamos el siguiente ejemplo:

Estamos interesados en adquirir para nuestras labores agrícolas, tres marca "GMC" que ustedes representan, con las características mecánicas que adjuntamos.

Les agradeceríamos nos enviaran los más pronto posible catalabos, cotizaciones, condiciones de venta y cualquier otrainformación que consideren pertinente.

De ustedes atentamente,

En el ejemplo anterior, en seis cortas líneas, se ha hecho un pedido y se ha solicitado información

adicional para el cierre del negocio, sin que sea necesario que el destinatario dé respuesta con una carta solicitando aclaración.

2. Concisión

Esta característica implica el empleo de las palabras...