La Definición Detrás De Bpm

La definición detrás de BPM


Hacerse el cuestionamiento de “por qué” adoptar una iniciativa de BPM es algo que considero de vital importancia antes de cualquier esfuerzo en la materia. En nuestro mercado centroamericano existe una alta inercia por adoptar dicho tipo de soluciones, pero, ¿será que es una moda? ¿será que necesariamente debemos adoptar este tipo de soluciones?
Cuando hablamosde BPM estamos hablando de procesos. Pero la pregunta, ¿qué tipo de procesos? Un programa por ejemplo es un proceso, que en su estricta naturaleza ha sido adoptado por un “medio informático”. Un proceso también suele ser una función de negocio que atiende a alguna necesidad de algún cliente, o función interna administrativa. Existen múltiples formas de ver los procesos y al final tienen elementoscomunes por los cuales pueden ser estudiados y entendidos.
Cuando tradicionalmente hablamos de una práctica de procesos en una organización, típicamente encontramos diagramas de representación de cómo debería trabajar un conjunto de acciones (humanas o tecnológicas) para poder producir un valor esperado. El problema suele ser que las personas son quienes tienen el conocimiento de qué es lo quedeberían hacer según una definición documental. No es ningún secreto que esto generalmente no funciona como se espera, las personas no siguen los procedimientos. Hasta cierto nivel se implementan tácticas para intentar hacer que las personas hagan las cosas como se dispone desde una óptica de administración de procesos, pero esto no da garantía de que lo ejecuten, ocasionando una sensación de notener visibilidad y control sobre lo que en realidad sucede en la organización.
El resultado es una serie de problemas que afectan tanto el negocio como a las áreas de tecnología. Por un lado los procesos son ejecutados de forma manual, utilizando mecanismos como el papel o los “email” para comunicar qué procede hacer o qué información debe ser transferida. Esto se traduce en errores producidos pordesconocimiento, inconsistencias, ineficiencia por reproceso, y en general costos operativos más elevados de lo que podrían ser. El “know how” del proceso está en las personas.
Guiados por la trayectoria empresarial del siglo XX y la aparición de tecnologías de información cada vez más avanzadas pero a su vez más complejas, las organizaciones comienzan a enfrentar retos tecnológicos que ocasionanotra diversidad distinta de problemas. Empiezan a crecer las tecnologías en reacción al “modos operando” manual que tienen las empresas, y comienza la práctica de la automatización que se traduce en integración de sistemas de información. Inclusive se gesta la idea de que hay que automatizar al máximo; esto es lo que normalmente lleva a un desastre tecnológico por la inflexibilidad einsostenibilidad que esto genera. El problema es que aplicamos tecnología a la misma dinámica de trabajo, y la forma en cómo las arquitecturas tecnológicas crecen en la actualidad ligan la operación del negocio cada vez más a un modelo inflexible y últimamente insostenible.

Esta es la realidad de muchas organizaciones y por lo cual las principales empresas tecnológicas del mundo han desarrollado durante laúltima década tecnologías que buscan encontrar solución a dichos problemas. La realidad es que no es sencillo, y quizá la principal enseñanza que se ha tenido en la industria moderna es eliminar el concepto de que la tecnología por si sola resuelve dichos problemas. BPM (“Business Process Management”) aparece como una solución, pero confunde a muchos por la asociación de que es una tecnología queresuelve el problema.
La realidad es que BPM existe con o sin tecnología, porque es una práctica de orientación hacia procesos. Dicha práctica fundamenta su razón de ser en un mecanismo de análisis para observar, medir, controlar y finalmente optimizar el “modos operando” de la organización. Los analistas de procesos estudian las dinámicas de trabajo utilizando el concepto de proceso para poder...