La Documentación Mercantil

La Documentación Mercantil
Definición: Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento deContabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.
Las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles. Los documentosmercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar y dar a entender que existe entre dos partes que se ha efectuado un convenio, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de característicasformales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b. Probar un hecho desde elpunto de vista legal.
Finalidad: La finalidad u objetivo de los documentos mercantiles es el autenticar el entendimiento que existen entre las dos partes que han realizado un convenio.
Documentos Corrientes
Definición: Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros contables y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.
Tipos deDocumentos Corrientes
Facturas: Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas, debe contener los nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

Características: Sus características son: 
1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. 
2.- Lugar, día,mes y año en el que se realiza la operación. 
3.- Condiciones de pago. 
4.- Mencionar los descuentos si los hay 
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías. 
6.- Firma del comprador.
Uso: Una factura se debe emitir:
Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos o costos para efecto tributario

Orden de Compras: Este es uncomprobante que debe tener impreso el número en forma correlativa, así como la cantidad de copias requeridas.

Características: La expresión orden de compra.
Número de la orden.
Fecha.
Departamento solicitante.
Columnas (renglón, cantidad, descripción del artículo).
Firma del responsable del almacén.

Uso: Se extiende el documento por duplicado el original se envíaal proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadería.

Solicitud de compras: En el departamento de compras deben existir archivos para mantener ordenados las solicitudes de compra, ordenes de compras, así como mantener un registro actualizado de los proveedores con todos los datos necesarios tales como: teléfonos, dirección, lista de precios, condiciones de venta y entrega y, engeneral, toda la información necesaria.

Una vez aprobada la solicitud de compras se regresa al departamento de compras.

Recibos: Es un documento en el cual quien lo firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Características: Número del documento.
Fecha.
La expresión: RECIBI.
Nombre de la persona que...