La Documentacion

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DOCUMENTACIÓN. |
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¿QUÉ ES, PARA QUÉ SIRVE Y COMO FUNCIONA? |

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DOCUMENTACIÓN. |
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¿QUÉ ES, PARA QUÉ SIRVE Y COMO FUNCIONA? |

ternaesl
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28 de abril de 2012
Autor: MARCO ANTONIO SEGURA JIMENEZ

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28 de abril de 2012
Autor: MARCO ANTONIO SEGURA JIMENEZ

DOCUMENTACIÓN.
¿QUÉ ES, PARA QUÉ SIRVE Y COMO FUNCIONA?
La documentación es un sistemade la empresa que nos ayuda a llevar un control de todo lo que se hace dentro y fuera de esta; tenemos tres puntos importantes dentro de este control, de documentación de la empresa y son:
1. Aprobación de una Norma.
2. Documentación obsoleta.
3. Revisión y actualización.
En estos tres puntos encontramos la importancia de la documentación de la empresa; pues son estos los que rigenel control de la misma. ¿Para que nos sirven estos tres puntos?. Simplemente nos ayudan a consultar algún documento de la empresa……pero no cualquier persona puede y debe de ver o consultar dichos documentos; ya que aquí encontramos la medula de la empresa (llámese de servicio o producto).
(Hay que recordar, que para que sean consultados –algún documento-, primero deben de ser elaborados SOFTWARE;y finalmente darlos de alta en el sistema)

Dicho sistema, nos ayuda en la actualización de nuestros productos o servicios; y hace la tarea más fácil; asimismo nos ayuda a ahorrar problemas con auditoria. Es de suma importancia que todos sepan que pasa dentro y fuera de la empresa; y cuando se menciona a todos es desde el gerente hasta los empleados….que todos sepan lo mismo, como es sudesempeño etc.

Con el sig. Dibujo se puede explicar mejor lo antes escrito:
GERENTE
INFORMACION
COMPARTE
INFORMACION
COMPARTE

OBRERO

Para entender el dibujo antes expuesto, tenermos que en una empresa tenemos dos puntos: La informacion y el compartirla….enla union de estas dos es donde encontramos la documentacion de la empresa (lo que esta en medio de las rallas amarillas); en estas es donde se encuentra la documentacion. El Gerente debe de saber lo mismo que el obrero y a su vez; el obrero debe de saber la informacion del producto que el gerente sabe. Hay que aclarar que el obrero no sabra todo lo que hace el gerente, o los planes que tiene dela empresa etc; solo sabra lo referente a las ventas,cambio,normas, nuemas normas,biejas normas etc… esto es lo que los dos (Gerente-Obrero) tendran enc omun en lo que respecta a la informacion.
Y todo esto ¿Para qué?..... simplemente para que la empresa responda a las necesidades del mercado….. pues teniendo cominicacion entre los dos pilares de una empresa; se puede llevar a cabo una buenadocumentacion.
¿QUÉ SON ESTOS DOCUMENTOS?
Estos son:
1. Aprobación de Documentos.
2. Revisión y actualización de los documentos.
3. Asegurar que estén asegurados los cambios.
4. Las versiones de las actualizaciones estén disponibles.
5. Documentos legibles e identificables.
6. Impedir el uso involuntario de documentos obsoletos.

¿CUÁNDO SE ACTUALIZAN?

La revisión sepodría revisar una vez por año y según la necesidad que la empresa lo necesite; hay que recordar que estas revisiones deben de ser de uso regular y solo serán inspecciones internas….por el mismo auditor.

¿QUÉ SE ACTUALIZA?
Las actualizaciones de una empresa son todos aquellos documentos importantes (normas.objetivos,altas y bajas de un producto o servicio, como va determinado departamento de laempresa y lo más importante es checar que la documentación obsoleta (la que para la empresa ya no sirve por que el producto ya no impacta a la comunidad); la cual no debe de ser mal usada; de lo contrario de ahí vienen la competencia de otras empresas y sacan al mercado el mismo producto pero con unas cuantas actualizaciones; por eso es importante checar el sistema (software) que todo este...