la era cibernetica


Introducción
Esta nueva era cibernética nos ofrece en un futuro inmediato la eliminación casi total de archivos regulares por archivos electrónicos pues es un proceso casi inmediato que nos ahorra tiempo agilizando gestiones, evitando así el material de correspondencia como los son sobre, papel, sellos y el proceso de entrega al correo. El servicio de entrega de paquetes conocido como USPS esalgo insustituible pues forma parte de todo tipo de gestión regular o electrónica. El fax se cataloga como un sistema muy útil de entrega inmediata de copia de documentos. Por nuestro propio medio o de quien nos ofrezca el servicio, se augura gran facilidad y a la vez nos obliga a adquirir conocimientos en esta nueva era de avances tecnológicos que tanto se esperaban.Correspondencia que se envía
Consiste en la habilidad de producir correspondencia en el estilo aceptable y libre de errores es una responsabilidades mayores del profesional de oficina. El estudiante sale preparado con el conocimiento básico en los equipos de oficina. Sin embargo, hay una probabilidad alta de que se encuentre en la oficina con un equipo en el cual no ha sido adiestrado y que noconoce. Por ello es importante que el estudiante “aprenda a aprender” de tal manera que pueda enfrentar el aprendizaje de equipo nuevo con seguridad y entusiasmo. Una de las modalidades en las empresas es ofrecer adiestramiento al personal en servicio. Esto le da la oportunidad al nuevo empleado de aprender sobre los equipos y programas que va a utilizar.
La confidencialidad en el profesionaladministrativo es ser custodio y protector de la correspondencia. Una de las precauciones que debe tener cuando recibe o crea correspondencia es la protección de la misma. En toda oficina hay personas con curiosidad y que aprovechan cualquier oportunidad para ver cosas que no son asuntos propios. Por eso hay tres opciones para evitar que estas personas vean información de otras personas, se debecolocar boca abajo o en un cartapacio o cubrir con un papel el blanco la correspondencia que se prepara o la que se recibe para protegerla de que otros la lean, ya sea porque se acerquen al escritorio o porque el empleado tenga que ausentarse de su área de trabajo. Otra es ponerle protector de pantalla que dificulte la lectura desde los lados de la pantalla, cambiar a una pantalla en blanco cuando seacerque alguien al área de trabajo y/o poner el monitor despaldas al público. Y destruir en un triturador de papel cualquier documento confidencial que vaya a desecharse.
Un anexo es cuando en una carta se indica que se incliye otro documento, por ejemplo, si es un cheque, el proesional admistrativo debe escribir un recordatorio, preferiblemente en un papel de color llamativo, que le recuerdeincluir ese documento con la carta antes de cerrar el sobre. El recordatorio debe ser pequeño y se anexa al documento con un sujetador de papel. De esta forma el recordatorio no interfiere con la lectura y firma de la carta por parte del ejecutivo; y llama la atención al profesional administrativo sobre lo que debe incluir. La omisión de un anexo genera trabajo adicional, ya que por lo general hayque volver a escribir al destinatario excusándose por no haber incluido el anexo.
Antes de enviar la correspondencia que se genera en la oficina, se debe verificar los siguientes detalles:
La firma de la persona indicada.
Los anexos incluidos.
La dirección en la carta y en el sobre debe estar correcta y completa.
El servicio de distribución que se utiliza
El sobre debe tener suficientefranqueo
El profesional administrativo procede entonces a doblar las cartas, cerrar los sobres y dejarlos listos para que el cartero o el mensajero del correo interno los recoja, según sea el caso, o para llevarlos directamente a la estación de correos.







Reciclaje
Cuando se obtienen copias de un documento que no se utilizaran porque se duplicaron de mas o porque no tienen la...