La Espericion

Subalternos o subalternas
Es necesario ponerse de acuerdo con el jefe, para el manejo de las visitas de los subalternos, en cuanto a:
0 Preguntarles el motivo de la visita
0 Anunciarlos o no
0 De cuánto tiempo se va a disponer
A los compañeros del mismo nivel o a subalternos, se les debe tratar siempre de usted, evitar apodos, disminutivos y palabras cariñosas, como "flaco", "mi amor'',"toño", "negro", "gorda". La forma correcta es llamarlos por sus nombres: Antonio, Luis, Fernando, Cecilia. —
Familiares, amigos, amigas del jefe o la jefa
Normalmente llegan saludando en forma casual y descomplicada. ¡Cuidado!, es mejor preguntar al jefe o jefa, cuando se tengan dudas. Además, ser discreto, prudente y tratar de ir conociéndolos para no cometer errores.
Visitantes externos
Entrequienes se pueden distinguir:
Inoportunos consuetudinarios
Llegan una y otra vez ante la secretaria o el secretario con objetivos sin importancia para el jefe, la jefa o la empresa. Se deben rechazar de una forma cortés pero firme.
Inoportunos eventuales
Llegan con objetivos acordes con los de la empresa, el jefe o la jefa, pero en ese momento no pueden atenderse por cumplimiento de tareasprioritarias o situaciones excepcionales en la oficina.
Deben atenderse amablemente, cari ciertas explicaciones y analizar la posibilidad de enviarlo a otra oficina; si esto puede hacerse ofrecerles una cita lo m pronto.
i PRCPÍÍC^J
I Institutos S-.po::s: ., .■ ..'7 “ ' Visitantes importantes pará la empresa,
con cita previa
0 Se deben saludar cortésmente, preferiblemente llamándolos por elnombre apellido, antecedidos del respectivo tratamiento (señor, doctor...)
0 Si tienen que hacer antesala, debe explicarse el motivo de la espera.
0 Ofrecerles café, refresco, agua, o usual en la empresa.
Cuando el jefe o jefa no conozca al visitante, se debe entrar con él o ella y hacer 1 presentaciones del caso.
Visitantes importantes para la empresa, sin cita previa
En lo posible, se debesacar el tiempo peque el jefe o jefa los atienda; de no ser posible, enviarlos a otra oficina que tenga relación con el motivo de la visita, o en último caso, darles una cita lo más pronto.
Visitante agresivo
Generalmente su irritabilidad es debido evasivas, demoras y atención inadecuada recibidas de algún empleado o empleada de empresa. Por tanto conviene:
0 Tratar de calmarlo
0 Hablar cuandoél o ella haga alguna pausa
0 No levantar la voz
0 No dejarse contagiar del mal genio
0 No permitirle que entre enojado o en jada a la oficina del jefe o jefa

2 No brindas la información exacta ni oportuna
0 Te muestras sarcástico, burlón, prepotente o humillativo
Ej. Desconoces información sobre tu empresa y su funcionamiento El No demuestras habilidad para comunicarte y hacerteentender
Ejercicio
Analiza y concluye.
Llega alguien a la oficina de Mercadeo, Victoria, la secretaria, responde el saludo sin dejar de escribir en el computador, el visitante un poco molesto la llama por su nombre, al mirarle se da cuenta de que es el Gerente de la empresa. ¿Qué opinas de la actitud de Victoria?
ATENCIÓN TELEFÓNICA
Es de una gran importancia la atención que se le brinda a losclientes por medio del teléfono, ya que debe tenerse siempre en mente que

Para tener en cuenta
0 Cada día, a primera hora, es indispensable recordar al jefe o jefa las citas y compromisos previstos para esa fecha.
0 Cuando se trate de una entrevista o un compromiso que requiera preparar material con anticipación, se debe anotar en la agenda, en una fecha anterior a la del compromiso.
En larecepción personal pueden pre-sentarse estas situaciones:
0 El visitante llegó, pero el jefe o la jefa no
0 El visitante llegó y el jefe o la jefa no puede recibirlo
0 El jefe o la jefa tardará en recibirlo
0 El visitante llegó demasiado tarde a la cita
0 El jefe o la jefa cancela la cita con alguna antelación
En todos los casos será importante atender al visitante con mucha amabilidad y...