La Formula

BIENVENIDOS

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Jaime Edo Moreno M
Consultor de Archivo

TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

CONSTITUCIÓN POLÍTICA

Pilares de la normatividad aplicada a los
documentos y fundamento de la política
archivística en el país.
Artículos: 8, 15, 20, 23, 72, 74.

NORMAS GENERALES

Ley 190 de 1995 – Estatuto Anticorrupción
Ley 734 de 2002– CódigoDisciplinario Único

NORMAS GENERALES

Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos
Art: 24 Obligatoriedad de las Tablas de
Retención Documental

CREACIÓN Y REESTRUCTURACIÓN DE
LAS ENTIDADES
Leyes
Decretos
Resoluciones
Acuerdos
Directivas
Circulares.

Normas Internas

Manuales de procedimientos
Manuales de funciones
Manuales de Calidad
Instructivos
Protocolos

Tabla de RetenciónDocumental

Listado de

SERIES
con

TIPOS DOCUMENTALES

sus

correspondientes

, a las cuales se asigna el tiempo

de permanencia en cada etapa del
documentos.

CICLO VITAL

de los

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple.
Unidad
mínima
que
reúne
todas
las
características necesarias para ser considerada
documento.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivaspor las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.

SERIE DOCUMENTAL

Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura
y contenido homogéneos, producidos por una
Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidadtécnico-operativa de una institución

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de análisis en los procesos de
identificación y caracterización documental. La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios,
formando un expediente.

Formato de Tabla de Retención Documental
Entidad Productora:...........Hoja.....de.....
Oficina productora:. ... .. ... ... .. ... ... .. ... ... .

RETENCIÓN Disposición Final
CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS

CONVENCIONES:
CT-Conservación Total
M- Microfilmación

E- Eliminación
S- Selección

Firma Responsable:............................
Jefe de Archivo
Fecha:...............................................

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para laadministración:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción
documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de
los tiempos de retención en ella estipulados.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administración:
Garantizan la selección y conservación de losdocumentos
que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Desde el punto de vista archivístico:

Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
Ayudana controlar la producción y trámite documental.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Desde el punto de vista archivístico:

Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional
de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestión administrativa y que por su carácter pueden
eliminarse en el archivo degestión

ORGANIGRAMA
DIRECCION

DIVISIÓN

DIVISIÓN

Grupo

DIVISIÓN

Grupo
Grupo

o p ur G

Grupo

Grupo

DIVISIÓN

Agrupaciones Documentales

FONDO

SERIE

SUBSERIE

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

UNIDAD
DOCUMENTAL

FONDO

Totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o parte de un archivo que es objeto
de conservación institucional formada por...