La Funcion Y El Proceso De Compra

ITESCAM LA FUNCIÓN Y EL PROCESO DE COMPRAS La función de compras En forma general las compras se dividen en dos categorías: las de materiales de mantenimiento y las de materias primas. Las compras de refacciones, herramientas de repuesto, maquinas nuevas, artículos de oficina y materiales de limpieza son rutinarias pero ineludibles. La cuestión principal es en que cantidad se deben tenerdisponibles. La función de compras es la interfase entre una compañía y sus proveedores. Desde el lado de la interfase del proveedor, la compañía se considera como un cliente. Por tanto, la compañía es atendida por el personal de ventas de los proveedores y queda supeditada a las estrategias mercantiles de estos. En el otro lado de la interfase el departamento de compras funciona como regulador, sistemade compensación y línea de flujo que proporciona los materiales necesarios para mantener la producción. Las unidades operantes hacen sus pedidos, estos se revisan y se convierten en órdenes, y las órdenes escritas siguen su curso para resurtir los materiales de producción. Las materias primas pueden ser substancias no refinadas tales como minerales, aceites o plantas, y pueden tomar la forma desubensambles, componentes manufacturados, o incluso de productos terminados. Para tales artículos los compradores se basan en los pronósticos. Comparan las demandas pronosticadas de materiales con el precio esperado y el tiempo de entrega de suministros. La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez, recibe ayuda de otras unidades operantes. Elfuncionamiento eficiente requiere un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados. En la siguiente pregunta se describe la relación de la estructura de las compras con otras partes del sistema de producción. Las líneas punteadas representan el intercambio de información; las líneas continuas muestran el movimiento del dinero y los materiales.

ITESCAMProveedores Dólares Contabilidad Materiales

Compras Mercadeo Recepción Legal Ingeniería La información sobre el mercado proporciona una indicación de la producción esperada. Los pronósticos confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de las órdenes de compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable. Losdatos anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor precio, se pueden hacer por adelantado los inventarios de los artículos que probablemente aumenten de precio. La práctica especulativa de la protección es posible para materiales que se emplean en intercambio organizado de artículos de consumo. La producción es el punto final para la mayor parte del flujo de materiales y es elpunto de partida de la mayoría de los pedidos de los materiales. Los aspectos legales requieren atención siempre que se establezcan acuerdos entre la compañía y el proveedor. Para la mayoría de las compras de rutina existen formas estándar con una legalidad ya comprobada. El personal recibidor reporta la cantidad y la calidad de las provisiones recibidas. El departamento de compras emplea estainformación para evaluar el servicio de los proveedores. Una vez que el personal de recepción acepta un embarque, este es un desempacado y llevado a las instalaciones de producción o a las áreas de almacenamiento de inventarios. El departamento de contabilidad paga las mercancías recibidas cuando se notifica su aceptación. Es necesaria la notificación rápida para aprovechar los descuentos por prontopago. Por lo común las funciones de compras las coordina un departamento de compras auspiciado por el departamento de finanzas o el del mercado. Producción

ITESCAM El departamento de compras centralizado, como lo operan la mayoría de las compañías, es un paso hacia la sistematización. El paso de todas las órdenes a través de una oficina permite lograr buenas compras. Con la compra en grandes...