La Función Del Secretario De Actas

* 1. La función del secretario de actas. En toda reunión empresaria donde es preciso levantar un acta se designa a unapersona que tendrá la responsabilidad de redactarla: el secretario de actas. El secretario puede ser llamado ocasionalmente para realizar esta función en unareunión determinada, pero hablaremos de las funciones de un secretario nombradooficialmente para una sucesión de reuniones.En este caso, tendrá más responsabilidadesque la de redactar el acta en sí. Su papel es vital en el desarrollo de la reunión y se complementa con la labor delpresidente de la misma. Son dos figuras que comparten responsabilidades y necesitanponerse de acuerdo en la forma de trabajar. Su responsabilidad comienza antes de la reunión. La tarea previa consistirá en 1- Conocer el tema de la reunión. 2-Establecer con el presidente el orden del día. 3- Preparar toda la documentación de trabajo. 4- Distribuir los materiales para la reunión a cada participante. 5- Acondicionar la sala de reuniones, los útiles y materiales que se utilizarán. Durante el desarrollo de la reunión sus responsabilidades consistirán en: 1- Levantar un acta que registre fielmente el desarrollo de la reunión. 2- Asistir alpresidente, corrigiendo inexactitudes en los datos que se manejen; proveyendo información suplementaria; supervisando el cumplimiento del horario previsto, etc. 3- Ocuparse del funcionamiento de la infraestructura: calefacción, refrigerios, provisión de útiles adicionales. Fueras de estas tareas es importante señalar que el secretario no debe participar enla reunión exponiendo o discutiendo. Alfinalizar, según la naturaleza de la reunión, el secretario deberá: Opción A: tener redactada en forma manuscrita y prolija el acta completa, queuna vez aprobada por el presidente será firmada por los presentes.
* 2. Opción B:tener elaborado un borrador que registre detalladamente las alternativasde la reunión y todos los datos exigidos en este documento. Más tarde procederá a laredaccióndefinitiva del acta, su fotocopiado y su pronta distribución entre losparticipantes. El plazo de distribución no debe exceder los tres días posteriores a lafecha en que se realizó la reunión. Las cualidades de un secretario de actas eficaz son: facilidad en el manejo dellenguaje escrito, capacidad de síntesis para eludir en la transcripción las redundanciasen las discusiones de los participantes y,finalmente, el conocimiento profundo delestilo, las partes obligatorias y el orden de exposición que le impone la naturaleza delacta. El presidente de la reunión El presidente de la reunión y su efectividad garantizan el éxito de la misma. Sus responsabilidades exceden su participación durante el transcurso de la reunión. Existen tareas previas de corte netamente administrativo que el presidentedeberealizar o supervisar para llevar a buen término el objetivo que cada reunión empresariaplantea. Existen además tareas posteriores cuyo cumplimiento forma parte de susresponsabilidades como presidente. A continuación mencionamos las principales tareas del presidente: Antes de la reunión: 1. Comprobar que se realizaron las notificaciones a los integrantes de la reunión en el tiempo correcto. 2.Supervisar el envío de los materiales para la reunión a cada asistente. 3. Verificar la disposición de la sala de reuniones. 4. Planificar el debate. A lo largo de la reunión: Su papel como presidente le exigirá mantener el control de la situación y de lostiempos, desarrollando las siguientes estrategias: 1. Proceder a la apertura siguiendo este orden: dar la bienvenida a los asistentes, expresarel propósito para el que se los ha convocado, leer el orden del día, y anunciar la duración prevista para la reunión. 2. Coordinar la progresión del debate, procurando: - Hacer callar con tacto a los que se exceden en el uso de la palabra.
* 3. - Estimular la participación de los que no intervienen. - Diluir las tensiones y ayudar al grupo a superar los puntos muertos de la discusión. -...