La Gesti N Documental Es La Captura

La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Paramuchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.
¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?
Los documentosque se pueden procesar con la gestión documental son muy variados y de distintos tipos: Los documentos llegan en forma de papel o electrónicos.
Una factura de un proveedor que llega por correo postales un documento que será capturado y almacenado. Sin embargo, esta factura se habrá iniciado con un pedido por parte de nuestra empresa. Este pedido al proveedor puede ser un registro electrónico ennuestro sistema informático. Ahora tenemos 2 documentos que están relacionados y que necesitan tener una referencia entre ellos, actualmente la manera de almacenarlos es muy diferente.
Además de lasfacturas, también se pueden archivar en un sistema de gestión documental cualquier tipo de documento para el que necesite realizar un proceso en la empresa (como la aprobación del documento), losdocumentos de lo más variado pueden ser recetas, contratos, formularios, etc…
¿Qué soluciona un sistema de gestión documental?
Estos documentos pueden estar en diferentes formatos o sistemas. También eldestino de los documentos pueden ser departamentos distintos, un contrato tiene que almacenarse en el departamento legal, en cambio un formulario puede ir a un departamento específico.
En otros casos ladocumentación conjunta con referencia al mismo registro, podría estar dispersa en diferentes departamentos: un contrato en el archivo del departamento legal, el albarán en el almacén, la aceptación dela orden en el departamento de proyectos. De esta forma tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que gestionan documentación relacionada.
¿Qué pasa...