La gestión de una asociación

LA GESTIÓN DE UNA ASOCIACIÓN
Supone un reto en muchas ocasiones organizar de una forma dinámica y sencilla la gestión administrativa de muchas asociaciones, puesto que, en muchos casos, no se dispone de los medios económicos suficientes para dar el paso de la profesionalización (contratando personal cualificado de gerencia, administración, gestión laboral...), pero tampoco se dispone de unaespecialización en los recursos humanos voluntarios.
Y es que normalmente los promotores e integrantes de las entidades están preocupados y sensibilizados por los fines que persiguen, pero la tarea de gestión interna, de lo administrativo, de lo que comúnmente venimos a llamar el papeleo, no resulta atractiva, sino más bien engorrosa.
Aún así, no debemos caer en la desidia de abandonar lastareas de gestión, preocupándonos tan sólo por las actividades propias de cada asociación, puesto que una buena o mala administración será determinante para la existencia y viabilidad de la entidad.
LA LEY DE ASOCIACIONES DEL AÑO 2002
La Ley de Asociaciones aprobada en el año 2002 no ha traído grandes novedades en cuanto a la gestión de las asociaciones, pero aclara cuáles son las principalesobligaciones administrativas y económicas que deben cumplir todas las entidades.
En principio, la Ley sólo establece dos obligaciones administrativas básicas para las asociaciones que son:
• Libro de Socios: debidamente numerado, en el que se anotan todos los socios que se vayan incorporando a la entidad, debiendo hacer constar sus datos personales, fecha de ingreso y de salida de la entidad. Esconveniente llevarlo al día, lo cual tampoco resulta especialmente costoso si se toma la prevención de anotarlo al tiempo que se realiza la inscripción.
• Libro de Actas: ha de levantarse acta de todas las reuniones celebradas por los órganos de dirección de la asociación, principalmente por la Asamblea y la Junta Directiva. La facultad de tomar acta reside en el Secretario, que deberá hacer constarel orden del día de cada reunión, los asistentes, una mínima expresión de los debates, los acuerdos tomados con votos a favor y en contra, así como cualquier otra intervención a petición de un socio. Las actas se incorporaran al Libro (que puede ser el mismo para todos los órganos, haciendo constar en cada hoja a qué órgano corresponde). El Libro debe ser diligenciado ante el Registro Mercantil.
•Es importante, por último, adoptar un adecuado sistema de archivo de la información y documentos que se van acumulando en la entidad con el paso del tiempo, pues muchos de ellos resultarán de utilidad en el futuro.
Por otro lado, es también conveniente realizar una Memoria anual que recoja las actividades realizadas por la asociación durante ese tiempo, las incidencias más importantes así comoel balance económico, que veremos a continuación.
GESTIÓN ECONÓMICA
En cuanto a la gestión económica de las asociaciones existen más dudas acerca de las exigencias que parece plantear la Ley, pero tras un análisis pormenorizado hemos concluido que las asociaciones no están obligadas a llevar su contabilidad con arreglo al Plan General Contable (como las empresas) ni a cumplir otras obligacionesde éstas (depositar los Libros Contables en el Registro...).
Por ello, podríamos resumir las obligaciones básicas de la siguiente manera:
• Hay que llevar la cuenta de los gastos e ingresos, de su importe y procedencia, así como del saldo resultante. La fórmula más sencilla es a través de un Libro de Cuentas que recoja cada movimiento (ingreso o gasto) con su fecha, importe y concepto.
• Hayque conocer en todo momento cuál es la situación económica de la asociación, por lo que hay que cumplimentar un Libro de Patrimonio, haciendo constar los bienes no consumibles que adquiere la entidad por cualquier título (donación, compraventa...), la fecha y el importe. También habrá de hacerse constar, con posterioridad, la fecha de baja (por venta, por donación, por destrucción...)....